Die Herausforderung
Krebs + Kiefer ist ein Ingenieurbüro mit Fokus auf Tragwerksplanung und Bauphysik. Das Unternehmen gibt es seit rund 70 Jahren, beschäftigt 800+ Personen an 17 Standorten in Deutschland plus eine Niederlassung in Algerien und gehört seit zwei Jahren zur weltweit tätigen Dorsch Gruppe.
Das Hamburger Büro hatte ein klares Mathe-Problem. Rechnerisch war die Kapazität erreicht. Der naheliegende nächste Schritt wäre ein Umzug in ein größeres Gebäude gewesen. Aber nach dem Wechsel zu hybrider Arbeit war das Büro tatsächlich meist von 12 bis 17 Personen besetzt, weit unter dem rechnerischen Maximum.
Dann kam der Auslöser. Zwei Fragen landeten auf Lena Sardemanns Schreibtisch: Würde Krebs + Kiefer Teile der Fläche untervermieten? Und könnten Kolleg:innen aus anderen Standorten, die für Projekte nach Hamburg kommen, Tische im Hamburger Büro nutzen? Beide Fragen brauchten eine fundierte Antwort auf Basis echter Daten, nicht auf Bauchgefühl.
Das bestehende Setup war ein eigenes Intranet-Workaround, das zeigte, wer im Home Office war, aber nicht, wer tatsächlich im Büro war. Das Team konnte Abwesenheiten sehen, aber keine Anwesenheit. Das hieß, das Unternehmen konnte keine der beiden Chancen nutzen, und ein Umzug auf Bauchgefühl hätte echtes Geld verschwendet. Die Frage war einfach: Was ist unsere tatsächliche Kapazität?
Warum PULT?
Die Mathematik hat die Entscheidung klar gemacht. Das eigene Intranet-Workaround konnte das Problem nicht lösen, weil es nur die Hälfte des Bildes erfasste, und ohne saubere Daten konnte das Unternehmen keine fundierte Immobilien-Entscheidung treffen. PULT hat diese Lücke geschlossen, mit einem echten Workplace-Tool, das für genau diese Art Frage gebaut ist.
Was die Wahl auf der Admin-Seite besiegelt hat, war der Floorplan-Editor. Lena, nach eigener Beschreibung ein kreativer Mensch, fand das visuelle Raum-Tool nicht nur nutzbar, sondern tatsächlich freudvoll. Räume zeichnen, Bereiche markieren, Flächen beschriften. Dass die Admin-Arbeit etwas war, auf das man sich freuen konnte statt einer Last, hat geprägt, wie souverän der Rollout lief.
PULT im Einsatz
Die Adoption hat sich innerhalb von zwei bis drei Tagen eingespielt. Lena hat zwei zusätzliche Räume in PULT als buchbare Ruheräume angelegt, die Fokusarbeit während der laufenden Akustik-Verbesserungen im Großraumbüro unterstützen. Mitarbeitende können einen Ruheraum jetzt für dreißig oder sechzig Minuten reservieren. Die großen Konferenzräume bleiben im Intranet, weil dort auch externe Akademie-Gäste buchen, und eine saubere Trennung zwischen den beiden Systemen war einfach umzusetzen.
Der größte unerwartete Gewinn war die Brandschutzvorsorge. Vor PULT hätte eine Evakuierungsübung oder ein echter Brand bedeutet, eine Liste aus dem Intranet zu drucken, die nur zeigte, wer im Home Office geplant war, und dann den Umkehrschluss zu ziehen, wer im Gebäude sein sollte. Jetzt nimmt Lena ihr Handy mit, öffnet PULT und sieht genau, wer an dem Tag im Büro war. Dieser Use Case stand nicht auf der ursprünglichen Anforderungsliste, gehört aber heute zu den Features, die Lena am höchsten schätzt.
„Was ich richtig gut finde, ist, dass ich einfach nur mein Handy mitnehme. Ich weiß, wer im Büro war, das sehe ich sofort. Vorher musste ich eine Intranet-Liste drucken, die nur zeigte, wer zu Hause war, und den Umkehrschluss machen. Jetzt steht es einfach da." Lena Sardemann, Referentin der Geschäftsführung, Krebs + Kiefer
Die Ergebnisse
- Eigenes Intranet-Workaround ersetzt durch ein echtes Workplace-Tool, Anwesenheit und Abwesenheit jetzt beide in einem System sichtbar
- Tatsächliche Bürokapazität sichtbar gemacht, echte Auslastungsdaten haben die Lücke zwischen rechnerischer Belegung und Realität geschlossen
- Hamburger Büro ohne unnötigen Umzug fortgeführt, die Daten haben bestätigt, dass kein echter Flächendruck bestand
- Adoption in 2 bis 3 Tagen eingespielt, mit keinerlei negativem Feedback danach
- Ruheräume als schnelle Konfiguration zusätzlich zum Desk Booking aktiviert, unterstützt Fokusarbeit während laufender Akustik-Renovierungen
- Brandschutzvorsorge verbessert durch Echtzeit-Anwesenheitsdaten, ein Nebeneffekt, der zu einem Kernvorteil geworden ist
- Interne Kommunikation gestiegen, Kolleg:innen koordinieren Platztausch, Gastbesuche und Team-Tage jetzt über PULT
- Employee-Tagging-Feature innerhalb von Minuten nach Newsletter-Ankündigung adaptiert, sofort genutzt um Ersthelfer und Brandschutzbeauftragte zu markieren
- Floorplan-Editor als Admin-Favorit etabliert, macht Raumkonfiguration visuell, intuitiv und sogar freudvoll zu pflegen
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