Wie Claimini 75 Mitarbeitende auf 58 Schreibtischen koordiniert, ohne Montagmorgen-Chaos

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Die Herausforderung

Claimini hat sich in zwei Jahren mehr als verdoppelt: von 30 auf 75 Mitarbeitende, mit zwei Umzügen dazwischen. Was im Startup-Modus natürlich funktioniert hat, kippte mit dem Wachstum ins Operative. Die 50-%-Home-Office-Regel im Vertrag verteilte sich nicht gleichmäßig. Mittwochs platzte das Büro aus allen Nähten, an anderen Tagen blieben Tische leer. Ohne Daten ließ sich die einfachste Frage nicht beantworten: brauchen wir mehr Schreibtische, oder müssen wir nur die Tage besser steuern?
Montagmorgen war der Stresstest. Claimini betreibt eine Schaden-Hotline mit Call-Center-ähnlichem Setup. Ab 7 oder 8 Uhr müssen Mitarbeitende mit Doppelbildschirm, Headset und Telefon-Setup einsatzbereit sein. Wenn drei Personen vor demselben Tisch stehen und der Schichtbeginn drei Minuten weg ist, hilft Improvisation nicht mehr.
Annika, die Office Managerin, hat das alles manuell aufgefangen. Sie ist physisch durch das Büro gelaufen, hat Leute von Raum A in Raum C umgesetzt und in Spitzenzeiten den Geschäftsführer am Tisch sitzen sehen, schlicht weil sonst nichts frei war. Teamleads kamen mit der gleichen Bitte: ein faires System, damit nicht jede Woche dieselben Verteilungsdiskussionen anfallen. Die Clean-Desk-Policy ließ sich ebenfalls nicht durchsetzen. Wenn niemand weiß, wer morgen an einem Tisch sitzt, bleibt die Banane vom Vortag eben liegen.

Warum PULT?

Annika hat mehrere Lösungen direkt miteinander verglichen. Deskly war eine davon. Sie kannte das Tool aus einem früheren Unternehmen und hat es ehrlich evaluiert. Drei Faktoren haben PULT zur klareren Wahl für Claimini gemacht.
Erstens: Das Tool musste ohne Schulung nutzbar sein. Claimini hatte keine Wochen für Onboarding-Sessions. PULT war intuitiv genug, dass eine Seite mit zwei Sätzen reicht, für Nutzende wie für die Admin-Konfiguration.
Zweitens: Implementierungstempo. Die Frage war klar: kann das in zwei Monaten live sein? Die Antwort musste Ja sein.
Drittens (und das hat mehr gewogen als erwartet): Hamburg.
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PULT im Einsatz

Annika hatte einen ganzen Tag für den Floorplan eingeplant. Tatsächlich gebraucht hat sie 45 Minuten. Innerhalb einer Woche war PULT vollständig im Alltag verankert. Ohne Rollout-Phase, ohne ausgedruckte Quick-Start-Guides.
Über das Standard-Desk-Booking hinaus hat Claimini das System so konfiguriert, dass es die tatsächliche Arbeitsweise abbildet. Farblich markierte „Pink Seats" sind für erfahrene Kolleg:innen mit mindestens drei Jahren Schadenexpertise reserviert. Neue Mitarbeitende buchen sich gezielt in deren Nähe und können Fragen stellen, statt mit fünf anderen Newcomern allein in einem Raum zu sitzen. Eine team-orientierte Buchungslogik verhindert, dass sich Teams zufällig auf drei Räume verteilen.
Die Reporting-Ebene ist heute die Basis für strategische Flächenentscheidungen. Der überfüllte Mittwoch ist kein Bauchgefühl mehr, sondern eine Zahl. Dasselbe gilt für die unterausgelasteten Tage, und damit für die Frage, wie die Hybrid-Policy künftig gesteuert wird.

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Die Ergebnisse