Guide: Desk Sharing organisieren in 4 Schritten

Desk Sharing organisieren: Das Wichtigste in Kürze

• Reale Auslastung messen: Erfasse über 2 bis 4 Wochen die tatsächliche Büroanwesenheit und Nutzung der Arbeitsplätze, z. B. automatisiert mit PULT Presence.
• Desk-Sharing-Quote bestimmen: Berechne auf Basis der Messdaten, wie viele Arbeitsplätze ihr tatsächlich benötigt, inklusive Peak-Tagen und Ausnahmen.
• Büro strukturieren: Richte einheitliche Arbeitsplätze ein und teile das Büro in Konzentrations-, Team-, Meeting- und Telefonbereiche.
• Regeln festlegen: Lege Vorgaben für Buchung, Clean-Desk, Verhalten pro Zone und Datenschutz fest.
• Buchung organisieren: Nutze ein einheitliches Buchungssystem, um Arbeitsplätze, Räume und Zonen verbindlich zu reservieren und No-Shows automatisch zu erkennen.

1. Schritt: Bedarfsanalyse und Planung

Damit Desk Sharing bei dir gut funktioniert, brauchst du eine einfache, aber verlässliche Datengrundlage. Ziel ist es, schnell zu ermitteln, wie viele Personen wirklich gleichzeitig im Büro sind und wie stark eure Arbeitsplätze genutzt werden. Erst mit diesen Zahlen kannst du entscheiden, wie viele Schreibtische ihr künftig braucht.

Messung der realen Büroanwesenheit

Mit PULT Presence kannst du die Büroanwesenheit erheben und sehen, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind. Dein Team muss dabei nicht aktiv werden, da die Erkennung passiv abläuft. Es entsteht also kein Aufwand:

• Automatischer Check-in über das Firmen-WLAN
• Keine manuelle Aktion der Mitarbeiter notwendig
• Datenschutzkonform (nur aggregierte Anwesenheitswerte)
• Erkennung der realen Anwesenheit statt nur Buchungen (No-Shows werden ausgeschlossen)

Damit erhältst du präzise Büroanwesenheitsdaten über 2 bis 4 Wochen, ohne vorher ein Buchungssystem einführen zu müssen.

Erhebung der tatsächlichen Nutzung eurer Arbeitsplätze

Parallel zur Anwesenheitsmessung solltest du erfassen, wie viele Schreibtische und Bereiche wirklich genutzt werden. Mit den Office Insights von PULT bekommst du:

• Auslastungsberichte für Schreibtische, Räume und Zonen
• Visualisierung der Nutzung im Grundriss
• No-Show-Quoten
• Büroauslastung nach Tagen und Uhrzeiten

Damit erkennst du sofort, welche Bereiche über- oder unterlastet sind.

Desk-Sharing-Quote berechnen

Die Desk Sharing Quote zeigt dir das Verhältnis zwischen verfügbaren Arbeitsplätzen und der Gesamtzahl deiner Mitarbeiter. 

‍Beispiel: Du hast 100 Mitarbeiter und 70 Arbeitsplätze. Deine Desk Sharing Quote beträgt 0,7.

Beachte bei der Verwendung dieser Kennzahl diejenigen Mitarbeiter, die weiterhin einen fest zugewiesenen Arbeitsplatz benötigen. Das kann bei körperlichen Besonderheiten der Fall sein, oder auch dann, wenn spezielle Hardware benötigt wird, zum Beispiel ein leistungsstarker Videoschnittrechner.

Lege euer Zielbild fest

Auf Basis der Anwesenheitsdaten, Nutzungsdaten und der Desk Sharing Quote entscheidest du:

• Wie viele Arbeitsplätze ihr künftig braucht,
• Welche Bereiche ihr anpassen müsst und ob zum Beispiel mehr Platz für Teamtreffen benötigt wird,
• Ob demnach Flächen umgebaut oder umgewidmet werden sollten

2. Büro-Set-up für Desk Sharing einrichten

Damit Desk Sharing für alle Mitarbeiter gut funktioniert, braucht das Büro eine passende Struktur und insbesondere eine Ausstattung, die dem neuen Konzept gerecht wird. Dazu gehören eine vereinheitlichte Arbeitsplatzausstattung, neuer Stauraum sowie neu gestaltete Flächen und Zonen.

Einheitliche und ergonomische Arbeitsplätze

Der tägliche Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen ist für deine Angestellten am komfortabelsten, wenn alle Tische gleich ausgestattet sind. Sorge für:

• höhenverstellbare Schreibtische
• identische Monitor-Setups
• universelle Dockingstationen bzw. Monitoradapter
• ergonomische Stühle, die sich schnell anpassen lassen
• flächendeckendes WLAN

Ausreichend Stauraum

Gerade im Desk Sharing braucht jeder einen Ort für persönliche Arbeitsmittel und Kleidung, den Rucksack oder die Tasche, Fahrradhelme oder die Lieblingstasse. Bewährt haben sich:

• Spinde 
• Ausreichend große Schließfächer
• Rollcontainer für Arbeitsmittel und Tastatur, Maus oder Headset

Bürofläche in Zonen teilen

Eine Zonierung verhindert Störungen und erhöht die Nutzbarkeit der Fläche. Typische Bereiche sind:

• Ruhezonen mit Einzelarbeitsplätzen für konzentriertes Arbeiten
• Telefon- und Videocall-Bereiche
• Zonen für Teamarbeit bzw. Zusammenarbeit
• Pausenbereiche
• Räume oder Zonen für Sport, Ausgleich und Erholung

3. Desk Sharing Regeln einführen

Wenige, aber wohlüberlegte Desk Sharing Regeln sorgen für ein faires Miteinander und Hygiene an den Arbeitsplätzen.

• Buchungsregeln: Lege fest, wie weit im Voraus Arbeitsplätze reserviert werden können. In PULT kannst du pro Mitarbeiter, Team und Abteilung bestimmen, welche Ressourcen gebucht werden dürfen.
• Clean-Desk-Policy: Sie gibt vor, dass sensible Daten, Datenträger und Unterlagen nicht auf Arbeitsplätzen verbleiben dürfen; Rechner müssen selbst bei kurzer Abwesenheit gesperrt werden.
• Verhalten in verschiedenen Zonen: Lege fest, welches Verhalten in welchen Bereichen gilt, beispielsweise Rücksicht und Stille in den Ruhezonen.
• Sauberkeit: Arbeitsplätze sollen sauber und aufgeräumt hinterlassen werden, es dürfen keine privaten Gegenstände verbleiben. Stelle dafür auch Stationen mit Tüchern und Reinigungsmitteln bereit.

4. Buchungsprozess und -Software einführen

Eine Desk Booking Software ist für dein Team eine Arbeitserleichterung. In PULT können Einzelarbeitsplätze, Meetingräume, Zonen und Parkplätze im Voraus verbindlich reserviert werden.

Diese Ressourcen können in PULT gebucht werden

Mit PULT lassen sich die Angebote deines Büros im Voraus reservieren:

• Arbeitsplätze, Schreibtische
• Zonen, die du zuvor festgelegt hast: Ruhebereiche, Teamzonen, Erholungsbereiche
• Besprechungsräume
• Parkplätze
• Besucherarbeitsplätze
• Catering oder zusätzliche Services für Meetings

Ablauf der Arbeitsplatzbuchung in PULT

Deine Mitarbeiter können Reservierungen in PULT auf mehreren Wegen durchführen:

• am Smartphone, Tablet, Laptop, PC oder Terminal
• über interaktive Grundrisse, die freie Plätze in Echtzeit anzeigen
• über Integrationen in Slack, Microsoft Teams, Outlook oder Google Kalender
• mit Filtern: Bei der Buchung kann nach Ausstattung des Arbeitsplatzes und Zonenart gefiltert werden.

Nimmt ein Teammitglied seine Buchung nicht wahr, kann PULT diese Reservierung automatisch aufheben und somit die Ressource wieder freigeben. Du kannst festlegen, wie lange die Buchung nach Beginn der Zeit aufrechterhalten wird.

Automatische Anwesenheitserfassung

Der Check-in erfolgt automatisch über das Unternehmens-WLAN (Zero-Click Check-in). Sobald sich eines der Geräte des Mitarbeiters mit dem WLAN verbindet, erkennt PULT dessen Anwesenheit.

• keine manuelle Bestätigung bzw. Check-in notwendig
• zuverlässige Erfassung der tatsächlichen Anwesenheit
• korrekte No-Show-Erkennung

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Tipp: Hier findest du Desk Sharing Erfahrungen und Tipps dazu, wie Desk Sharing in der öffentlichen Verwaltung funktioniert.