Das ist mobiles Arbeiten | Für Unternehmen

Mobiles Arbeiten: Definition, Unterschiede zum Home Office und Rechtliches

58 % aller deutschen Firmen erlauben inzwischen mobiles Arbeiten, sei es aus dem Büro, im Home Office, unterwegs oder sogar im Ausland. In diesem Artikel erfährst du, wie mobiles Arbeiten heute rechtlich, technisch und praktisch funktioniert.

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Was ist mobiles Arbeiten?

Unter mobilem Arbeiten versteht man die Möglichkeit, Arbeitsleistungen ortsunabhängig zu erbringen, meist mithilfe von Laptop, Smartphone und Internetverbindung. Das mobile Arbeiten kann die Anwesenheit im Unternehmen ganz oder teilweise ersetzen.

Im Gegensatz zur klassischen Büroarbeit gibt es nicht zwingend einen festen Arbeitsplatz in der Firma. Oft teilen sich bei Hybridmodellen mehrere Mitarbeiter zeitversetzt einen Schreibtisch im Büro, da sie ansonsten mobil von außerhalb arbeiten.

Tipp: Hier erfährst du, wie das Teilen von Arbeitsplätzen mit Desk Sharing funktioniert.

Beim mobilen Arbeiten ist in der Regel kein bestimmter Arbeitsort vorgeschrieben. Vorausgesetzt wird nur, dass die Verbindung zum Betrieb besteht, die Erreichbarkeit sichergestellt ist und die übertragenen Aufgaben erledigt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Home Office und mobilem Arbeiten?

Vom Begriff Home Office wird mobiles Arbeiten insofern abgegrenzt, als Home Office allgemein das Arbeiten von zu Hause meint. Tatsächlich handelt es sich beim Home Office um einen Spezialfall der Telearbeit.

Telearbeit ist in Deutschland formal definiert (§ 2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung) als ein fest vom Arbeitgeber eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Beschäftigten. Dafür wird ein fester Arbeitsort (meist das eigene Zuhause) vertraglich vereinbart und vom Arbeitgeber mit Büromöbeln und Technik ausgestattet.

Telearbeit/Home Office unterliegt den strengen Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung und des Arbeitsschutzes, zum Beispiel müssen ergonomische Möbel gestellt und eine Gefährdungsbeurteilung des heimischen Arbeitsplatzes durchgeführt werden.

Mobiles Arbeiten hingegen ist nicht durch die ArbStättV geregelt. Es findet überwiegend außerhalb fester Arbeitsräume statt, an wechselnden Orten, und es gibt keine gesetzliche Definition dafür.

Kurz gesagt: Home Office (Telearbeit) bedeutet Arbeiten an einem klar definierten Ort (dem häuslichen Büro) mit entsprechender Ausstattung durch den Arbeitgeber, wohingegen mobiles Arbeiten die freie Ortswahl bietet. 

Wichtig: Auch wenn beim mobilen Arbeiten keine festen Bürovorschriften für den Arbeitsplatz gelten, bleiben die allgemeinen Arbeitsgesetze voll anwendbar. Dazu zählen etwa das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) mit Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und dem Verbot der Sonntagsarbeit. Ebenso gilt das Arbeitsschutzgesetz, d.h. der Arbeitgeber hat eine Fürsorgepflicht und muss auch bei mobiler Arbeit die Gesundheit seiner Beschäftigten schützen.

Welche gesetzlichen Regelungen gelten für mobiles Arbeiten?

Einen gesetzlichen Anspruch auf mobiles Arbeiten (oder Home Office) gibt es in Deutschland derzeit nicht. Das heißt, Arbeitnehmer können zwar den Wunsch äußern, von zu Hause oder von anderen Orten zu arbeiten, aber der Arbeitgeber entscheidet freiwillig, ob er dies ermöglicht.

Der Arbeitgeber darf einen Antrag auf mobile Arbeit auch ohne Begründung formlos ablehnen. In der Praxis ermöglichen jedoch viele Unternehmen Home Office-Regelungen sowie die mobile Arbeit, um attraktiver für Fachkräfte zu sein und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. 

Mobiles Arbeiten im Koalitionsvertrag

Im Koalitionsvertrag der letzten Bundesregierung (20. Legislaturperiode, 2021–2025) wurde vereinbart, einen „Erörterungsanspruch“ für mobiles Arbeiten einzuführen. Demnach sollten Beschäftigte in geeigneten Tätigkeiten einen Anspruch auf Verhandlung über Home Office/mobiles Arbeiten erhalten.

Der Arbeitgeber dürfte einen Wunsch dann nur ablehnen, wenn betriebliche Gründe entgegenstehen und willkürliche Ablehnungen wären unzulässig. Ein konkretes Gesetz hierzu gibt es Stand Juli 2025 allerdings noch immer nicht.

Daher gilt weiterhin: Was nicht durch Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag geregelt ist, bleibt Verhandlungssache zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Weder Arbeitgeber müssen ihren Leuten Home Office gewähren, noch können Arbeitnehmer einseitig darauf bestehen. Umgekehrt gilt aber auch: Ohne entsprechende Vereinbarung kann ein Arbeitgeber seine Beschäftigten nicht einfach zum Home Office zwingen. Beide Seiten müssen zustimmen.

Welche Arbeitszeiten gelten für mobiles Arbeiten?

Bei mobiler Arbeit müssen die gesetzlichen Arbeitszeiten eingehalten werden. Es gilt:

• Maximal 8 Stunden pro Werktag (in Ausnahmefällen bis zu 10 Stunden)
• Mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen
• Überstunden und Arbeit an Sonn- und Feiertagen sind nur in engen Grenzen erlaubt
• Eine ständige Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit darf der Arbeitgeber nicht verlangen

Praktisch stellt insbesondere die Zeiterfassung eine Herausforderung dar: Arbeitgeber sind verpflichtet, ein verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung bereitzustellen, das auch bei mobiler Arbeit funktioniert. In der Regel kommen hier eine Zeiterfassungssoftware oder Vertrauensarbeitszeit mit eigenständiger Erfassung zum Einsatz. Wichtig ist, dass Überstunden und Pausen nachvollziehbar dokumentiert werden, auch aus Gründen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes.

Unfall- und Versicherungsschutz beim mobilen Arbeiten

Seit dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz 2021 gilt ein erweiterter Unfallversicherungsschutz für mobiles Arbeiten und Home Office. Arbeitsunfälle im Home Office oder auf dem Weg im Rahmen der mobilen Arbeit sind nun grundsätzlich genauso versichert wie im Betrieb.

Das bedeutet: Verletzt sich jemand während der Arbeit zu Hause oder auf dem direkten Weg zum Kindergarten, um sein Kind vor Arbeitsbeginn abzugeben, greift die gesetzliche Unfallversicherung genauso, als wäre die Person im Büro.

Nicht versichert sind allerdings rein private Tätigkeiten während der Arbeitszeit (z.B. ein Unfall beim Putzen in der Arbeitspause). Insgesamt wurde durch die Neuregelung die Absicherung für Home Office deutlich verbessert.

Arbeitsschutz beim mobilen Arbeiten

Die Arbeitsschutzregeln gelten auch zu Hause und an weiteren Arbeitsorten. Zwar findet die Arbeitsstättenverordnung bei mobiler Arbeit keine Anwendung, jedoch muss der Arbeitgeber Gefährdungen beurteilen und seine Mitarbeiter auch im Home Office über ergonomisches und gesundes Arbeiten unterweisen.

Tatsächlich wird dies oft per Fragebogen und Selbstverpflichtung der Mitarbeiter gelöst, da Arbeitgeber nicht ohne Weiteres private Wohnungen inspizieren dürfen und das auch nicht praxistauglich wäre.

Wer ist für den Datenschutz beim mobilen Arbeiten verantwortlich?

Bei mobiler Arbeit bleiben Arbeitgeber für den Datenschutz und die IT-Sicherheit verantwortlich. Firmen müssen also dafür sorgen, dass bei mobiler Arbeit keine unbefugten Dritten auf Unternehmensdaten zugreifen können.

Das erfolgt durch sichere Passwörter, verschlüsselte Verbindungen (VPN) und Geräte mit Fingerabdrucksensor oder Gesichtserkennung. Die Mitarbeiter müssen entsprechend geschult sein, denn die tägliche Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzes liegt bei den Angestellten.

Was gilt für mobiles Arbeiten im öffentlichen Dienst?

Im öffentlichen Dienst gibt es spezielle Regelungen zugunsten mobiler Arbeit. Nach § 16 Abs. 1 Satz 2 des Bundesgleichstellungsgesetzes (BGleiG) müssen Dienststellen Beschäftigten mit Familien- oder Pflegeaufgaben mobiles Arbeiten ermöglichen, soweit dienstlich möglich.

Das heißt, Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst, die etwa Kinder betreuen oder Angehörige pflegen, haben einen bevorzugten Anspruch auf Home Office/mobiles Arbeiten, sofern keine zwingenden dienstlichen Gründe dagegen sprechen. 

Allgemein holen viele Behörden das Thema nach: Zahlreiche Dienstvereinbarungen in Bundes- und Landesbehörden regeln inzwischen Home Office-Möglichkeiten. Beispielsweise erlauben manche Ämter bis zu 4 Tage pro Woche mobiles Arbeiten, solange die Arbeitsabläufe es zulassen (hier gibt es Unterschiede je nach Behörde).

Welche Ausstattung braucht man für mobiles Arbeiten?

Grundvoraussetzung für mobiles Arbeiten ist ein funktionsfähiges mobiles Büro, das in der Regel aus Laptop/Computer, Internetzugang und Telefon (bzw. Smartphone) besteht. Zusätzlich kommen Headsets und ggf. ein tragbarer WLAN-Router zum Einsatz, je nachdem, von wo gearbeitet wird.

Wer stellt die Arbeitsmittel beim mobilen Arbeiten?

Arbeitgeber sind grundsätzlich dafür verantwortlich, die nötigen Arbeitsmittel bereitzustellen. In klassischen Home Office-Vereinbarungen statten viele Unternehmen ihre Mitarbeiter daher mit einem Notebook, Bildschirm, Tastatur/Maus und teils auch Bürostuhl aus. Beim mobilen Arbeiten sollte der Arbeitgeber zumindest die IT-Geräte stellen oder finanzielle Zuschüsse leisten.

Einige Firmen setzen auf das Prinzip „Bring Your Own Device (BYOD)“, bei dem Beschäftigte ihre privaten Geräte nutzen. Hier ist jedoch ein angemessener Ausgleich (etwa Kostenerstattung) erforderlich, und es müssen besondere Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden (z.B. getrennte geschäftliche Profile auf dem privaten Gerät), damit Datenschutz und Unternehmensdaten geschützt bleiben.

Internetverbindung und Softwarezugang

Eine schnelle und stabile Internetverbindung ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für mobiles Arbeiten, um Video-Calls und Cloud-Zugriffe auf Daten und Software zuverlässig handhaben zu können.

Viele Arbeitgeber unterstützen ihre Mitarbeiter hier, indem sie etwa die Internetkosten anteilig übernehmen oder Firmen-Datenkarten bereitstellen. Rechtlich ist das nicht einheitlich geregelt, es empfiehlt sich, solche Fragen in einer Betriebs- oder Remotearbeit-Vereinbarung festzuhalten.

Softwareseitig sollten mobile Mitarbeiter Zugriff auf alle wichtigen Anwendungen haben. Cloud-Dienste und Software für die Kommunikation und Zusammenarbeit (z.B. Teams, Slack, VPN-Zugriff aufs Firmennetz) sind typische Werkzeuge, um von überall aus gemeinsam zu arbeiten.

Tipp: Damit die Rückkehrer aus dem mobilen Arbeiten im Büro verlässlich einen freien Schreibtisch vorfinden, sollten sie diesen zuvor in einer Software buchen.

Gilt die Home Office-Pauschale auch für mobiles Arbeiten?

Die Home Office-Pauschale gilt ausschließlich für Tage, an denen du überwiegend in deiner häuslichen Wohnung gearbeitet hast, also für echte Home‑Office‑Tage.

• Seit dem Steuerjahr 2023 kannst du 6 € pro Tag, maximal 210 Tage im Jahr (max. 1.260 €), steuerlich geltend machen – wenn du überwiegend von zu Hause arbeitest. 
• Die Pauschale gilt nur an Tagen, an denen die betriebliche Tätigkeit überwiegend im Home Office erfolgt ist, nicht, wenn du hauptsächlich mobil unterwegs bist. 
• Das ist nicht absetzbar: Tage, an denen du unterwegs arbeitest (z. B. im Café, Kundenbesuche, mobile Arbeit ohne Home Office) zählen nicht zur Home Office-Pauschale und sind daher steuerlich nicht absetzbar.

Mobiles Arbeiten im Ausland und Workation

Ein Sonderfall des mobilen Arbeitens ist das Arbeiten aus dem Ausland, sei es für längere Zeit oder im Rahmen einer sogenannten Workation. Workation setzt sich aus Work (Arbeit) und Vacation (Urlaub) zusammen. Gemeint ist, dass Arbeitnehmer ihren Beruf zeitweise von einem Urlaubsort oder aus dem Ausland ausüben, ohne dabei Urlaubstage zu nehmen.

Beispiel für mobiles Arbeiten im Ausland:
Eine Angestellte verbringt ihren Urlaub zwei Wochen auf Mallorca und bleibt danach noch eine weitere Woche vor Ort, um von dort aus normal weiterzuarbeiten, bevor sie zurückkehrt. 

Wie viele Tage dürfen deutsche Arbeitnehmer maximal mobil im Ausland arbeiten?

Steuerlich gilt für mobiles Arbeiten im Ausland eine klar definierte Grenze: Wer sich mehr als 183 Tage innerhalb eines Zeitjahres in einem anderen Staat aufhält und dort arbeitet, kann nach dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen dort steuerpflichtig werden. Diese Grenze ist international anerkannt und stellt eine rechtlich verbindliche Schwelle dar.

Auch bei der Sozialversicherung ist Vorsicht geboten: Innerhalb der EU gilt die sogenannte A1-Bescheinigung. Sie stellt sicher, dass Arbeitnehmer bei einer befristeten Entsendung (maximal 24 Monate) weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem bleiben. Arbeitgeber müssen diese Bescheinigung beantragen und die Einhaltung sicherstellen.

Außerhalb der EU gelten zusätzlich nationale Regelungen: Hier können unter anderem Arbeitsvisa oder Aufenthaltstitel erforderlich sein, wenn Arbeitnehmer längerfristig vor Ort tätig sein wollen. Daher begrenzen viele Unternehmen Workation-Zeiträume auf maximal 30 bis 90 Tage pro Jahr, um steuerlichen, arbeitsrechtlichen und versicherungsrechtlichen Problemen weiträumig aus dem Weg zu gehen.

In welchen Branchen und Berufen kommt mobiles Arbeiten vor?

Mobiles Arbeiten ist vor allem in Berufen verbreitet, in denen die Arbeit wissensbasiert, digital oder ortsunabhängig organisiert werden kann. Typische Branchen für mobiles Arbeiten:

• IT und Softwareentwicklung
• Medien, Grafik und Design
• Marketing und Kommunikation
• Beratung und Consulting
• Finanz- und Bankensektor
• Administrative Bürotätigkeiten
• Forschung und Bildung (z. B. E-Learning, Hochschulen)
• Kundenservice (z. B. via Chat, E-Mail, Telefon)
• Vertrieb und Außendienst

In diesen Bereichen ist oft lediglich ein Computer mit Internetanschluss notwendig, weshalb der Arbeitsort zweitrangig ist.

Abschluss: Mobiles Arbeiten richtig nutzen

Mobiles Arbeiten hat sich von einer Ausnahmeregelung zum festen Bestandteil moderner Arbeit entwickelt. Für Arbeitnehmer bietet es enorme Vorteile: Sie können Arbeitszeit und -ort selbst wählen und einteilen, Berufs- und Privatleben besser vereinbaren und sparen Zeit sowie Kosten für den Arbeitsweg.

Vorteile sind die höhere Produktivität und Zufriedenheit, wenn Angestellte an selbst gewählten Orten und zu selbst gewählten Zeiten arbeiten können. Parallel dazu erfordert mobiles Arbeiten jedoch auch viel Selbstdisziplin und Abgrenzung, um nicht in Dauerarbeit abzugleiten oder sich zu Hause ablenken zu lassen.

Für Arbeitgeber ergeben sich ebenfalls Chancen: Motivierte, ausgeglichene Mitarbeiter, weniger Ausfall durch Pendelstress und Einsparungen bei Büroflächen. Unternehmen können zudem auf einen größeren Talentpool zugreifen, wenn sie ortsunabhängiges Arbeiten anbieten, insbesondere Fachkräfte aus weiter entfernten Regionen kommen so als Angestellte in Betracht.

Den Koordinationsaufwand für mobiles Arbeiten können sich Unternehmen inzwischen von Software erleichtern lassen. Hierüber wird sichtbar, welcher Kollege von wo arbeitet. Da mobiles Arbeiten und Home Office die Auslastung im Büro reduzieren, rücken auch die Zahlen der Büroauslastung in die Aufmerksamkeit: Wenn vermehrt von unterwegs aus gearbeitet wird, reichen dann deutlich weniger Schreibtische im Büro?

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Mobiles Arbeiten – Häufige Fragen und Antworten