Mobiles Arbeiten bietet Flexibilität und steigert Produktivität sowie Work Life Balance. Teams können mit der passenden Ausstattung zuhause, im Café oder im Ausland arbeiten.
Mobiles Arbeiten: Definition, Unterschiede zum Home Office und Rechtliches
58 % aller deutschen Firmen erlauben inzwischen mobiles Arbeiten, sei es aus dem Büro, im Home Office, unterwegs oder sogar im Ausland. In diesem Artikel erfährst du, wie mobiles Arbeiten heute rechtlich, technisch und praktisch funktioniert.
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Was ist mobiles Arbeiten?
Unter mobilem Arbeiten versteht man die Möglichkeit, Arbeitsleistungen ortsunabhängig zu erbringen, meist mithilfe von Laptop, Smartphone und Internetverbindung. Das mobile Arbeiten kann die Anwesenheit im Unternehmen ganz oder teilweise ersetzen.
Im Gegensatz zur klassischen Büroarbeit gibt es nicht zwingend einen festen Arbeitsplatz in der Firma. Oft teilen sich bei Hybridmodellen mehrere Mitarbeiter zeitversetzt einen Schreibtisch im Büro, da sie ansonsten mobil von außerhalb arbeiten.
Tipp: Hier erfährst du, wie das Teilen von Arbeitsplätzen mit Desk Sharing funktioniert.
Beim mobilen Arbeiten ist in der Regel kein bestimmter Arbeitsort vorgeschrieben. Vorausgesetzt wird nur, dass die Verbindung zum Betrieb besteht, die Erreichbarkeit sichergestellt ist und die übertragenen Aufgaben erledigt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Home Office und mobilem Arbeiten?
Vom Begriff Home Office wird mobiles Arbeiten insofern abgegrenzt, als Home Office allgemein das Arbeiten von zu Hause meint. Tatsächlich handelt es sich beim Home Office um einen Spezialfall der Telearbeit.
Telearbeit ist in Deutschland formal definiert (§ 2 Abs. 7 Arbeitsstättenverordnung) als ein fest vom Arbeitgeber eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Beschäftigten. Dafür wird ein fester Arbeitsort (meist das eigene Zuhause) vertraglich vereinbart und vom Arbeitgeber mit Büromöbeln und Technik ausgestattet.
Telearbeit/Home Office unterliegt den strengen Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung und des Arbeitsschutzes, zum Beispiel müssen ergonomische Möbel gestellt und eine Gefährdungsbeurteilung des heimischen Arbeitsplatzes durchgeführt werden.
Mobiles Arbeiten hingegen ist nicht durch die ArbStättV geregelt. Es findet überwiegend außerhalb fester Arbeitsräume statt, an wechselnden Orten, und es gibt keine gesetzliche Definition dafür.
Kurz gesagt: Home Office (Telearbeit) bedeutet Arbeiten an einem klar definierten Ort (dem häuslichen Büro) mit entsprechender Ausstattung durch den Arbeitgeber, wohingegen mobiles Arbeiten die freie Ortswahl bietet.
Wichtig: Auch wenn beim mobilen Arbeiten keine festen Bürovorschriften für den Arbeitsplatz gelten, bleiben die allgemeinen Arbeitsgesetze voll anwendbar. Dazu zählen etwa das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) mit Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und dem Verbot der Sonntagsarbeit. Ebenso gilt das Arbeitsschutzgesetz, d.h. der Arbeitgeber hat eine Fürsorgepflicht und muss auch bei mobiler Arbeit die Gesundheit seiner Beschäftigten schützen.
Welche gesetzlichen Regelungen gelten für mobiles Arbeiten?
Einen gesetzlichen Anspruch auf mobiles Arbeiten (oder Home Office) gibt es in Deutschland derzeit nicht. Das heißt, Arbeitnehmer können zwar den Wunsch äußern, von zu Hause oder von anderen Orten zu arbeiten, aber der Arbeitgeber entscheidet freiwillig, ob er dies ermöglicht.
Der Arbeitgeber darf einen Antrag auf mobile Arbeit auch ohne Begründung formlos ablehnen. In der Praxis ermöglichen jedoch viele Unternehmen Home Office-Regelungen sowie die mobile Arbeit, um attraktiver für Fachkräfte zu sein und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern.
Mobiles Arbeiten im Koalitionsvertrag
Im Koalitionsvertrag der letzten Bundesregierung (20. Legislaturperiode, 2021–2025) wurde vereinbart, einen „Erörterungsanspruch“ für mobiles Arbeiten einzuführen. Demnach sollten Beschäftigte in geeigneten Tätigkeiten einen Anspruch auf Verhandlung über Home Office/mobiles Arbeiten erhalten.
Der Arbeitgeber dürfte einen Wunsch dann nur ablehnen, wenn betriebliche Gründe entgegenstehen und willkürliche Ablehnungen wären unzulässig. Ein konkretes Gesetz hierzu gibt es Stand Juli 2025 allerdings noch immer nicht.
Daher gilt weiterhin: Was nicht durch Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag geregelt ist, bleibt Verhandlungssache zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Weder Arbeitgeber müssen ihren Leuten Home Office gewähren, noch können Arbeitnehmer einseitig darauf bestehen. Umgekehrt gilt aber auch: Ohne entsprechende Vereinbarung kann ein Arbeitgeber seine Beschäftigten nicht einfach zum Home Office zwingen. Beide Seiten müssen zustimmen.
Welche Arbeitszeiten gelten für mobiles Arbeiten?
Bei mobiler Arbeit müssen die gesetzlichen Arbeitszeiten eingehalten werden. Es gilt:
Maximal 8 Stunden pro Werktag (in Ausnahmefällen bis zu 10 Stunden)
Mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen
Überstunden und Arbeit an Sonn- und Feiertagen sind nur in engen Grenzen erlaubt
Eine ständige Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit darf der Arbeitgeber nicht verlangen
Praktisch stellt insbesondere die Zeiterfassung eine Herausforderung dar: Arbeitgeber sind verpflichtet, ein verlässliches System zur Arbeitszeiterfassung bereitzustellen, das auch bei mobiler Arbeit funktioniert. In der Regel kommen hier eine Zeiterfassungssoftware oder Vertrauensarbeitszeit mit eigenständiger Erfassung zum Einsatz. Wichtig ist, dass Überstunden und Pausen nachvollziehbar dokumentiert werden, auch aus Gründen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes.
Unfall- und Versicherungsschutz beim mobilen Arbeiten
Seit dem Betriebsrätemodernisierungsgesetz 2021 gilt ein erweiterter Unfallversicherungsschutz für mobiles Arbeiten und Home Office. Arbeitsunfälle im Home Office oder auf dem Weg im Rahmen der mobilen Arbeit sind nun grundsätzlich genauso versichert wie im Betrieb.
Das bedeutet: Verletzt sich jemand während der Arbeit zu Hause oder auf dem direkten Weg zum Kindergarten, um sein Kind vor Arbeitsbeginn abzugeben, greift die gesetzliche Unfallversicherung genauso, als wäre die Person im Büro.
Nicht versichert sind allerdings rein private Tätigkeiten während der Arbeitszeit (z.B. ein Unfall beim Putzen in der Arbeitspause). Insgesamt wurde durch die Neuregelung die Absicherung für Home Office deutlich verbessert.
Arbeitsschutz beim mobilen Arbeiten
Die Arbeitsschutzregeln gelten auch zu Hause und an weiteren Arbeitsorten. Zwar findet die Arbeitsstättenverordnung bei mobiler Arbeit keine Anwendung, jedoch muss der Arbeitgeber Gefährdungen beurteilen und seine Mitarbeiter auch im Home Office über ergonomisches und gesundes Arbeiten unterweisen.
Tatsächlich wird dies oft per Fragebogen und Selbstverpflichtung der Mitarbeiter gelöst, da Arbeitgeber nicht ohne Weiteres private Wohnungen inspizieren dürfen und das auch nicht praxistauglich wäre.
Wer ist für den Datenschutz beim mobilen Arbeiten verantwortlich?
Bei mobiler Arbeit bleiben Arbeitgeber für den Datenschutz und die IT-Sicherheit verantwortlich. Firmen müssen also dafür sorgen, dass bei mobiler Arbeit keine unbefugten Dritten auf Unternehmensdaten zugreifen können.
Das erfolgt durch sichere Passwörter, verschlüsselte Verbindungen (VPN) und Geräte mit Fingerabdrucksensor oder Gesichtserkennung. Die Mitarbeiter müssen entsprechend geschult sein, denn die tägliche Verantwortung für die Einhaltung des Datenschutzes liegt bei den Angestellten.
Was gilt für mobiles Arbeiten im öffentlichen Dienst?
Im öffentlichen Dienst gibt es spezielle Regelungen zugunsten mobiler Arbeit. Nach § 16 Abs. 1 Satz 2 des Bundesgleichstellungsgesetzes (BGleiG) müssen Dienststellen Beschäftigten mit Familien- oder Pflegeaufgaben mobiles Arbeiten ermöglichen, soweit dienstlich möglich.
Das heißt, Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst, die etwa Kinder betreuen oder Angehörige pflegen, haben einen bevorzugten Anspruch auf Home Office/mobiles Arbeiten, sofern keine zwingenden dienstlichen Gründe dagegen sprechen.
Allgemein holen viele Behörden das Thema nach: Zahlreiche Dienstvereinbarungen in Bundes- und Landesbehörden regeln inzwischen Home Office-Möglichkeiten. Beispielsweise erlauben manche Ämter bis zu 4 Tage pro Woche mobiles Arbeiten, solange die Arbeitsabläufe es zulassen (hier gibt es Unterschiede je nach Behörde).
Welche Ausstattung braucht man für mobiles Arbeiten?
Grundvoraussetzung für mobiles Arbeiten ist ein funktionsfähiges mobiles Büro, das in der Regel aus Laptop/Computer, Internetzugang und Telefon (bzw. Smartphone) besteht. Zusätzlich kommen Headsets und ggf. ein tragbarer WLAN-Router zum Einsatz, je nachdem, von wo gearbeitet wird.
Wer stellt die Arbeitsmittel beim mobilen Arbeiten?
Arbeitgeber sind grundsätzlich dafür verantwortlich, die nötigen Arbeitsmittel bereitzustellen. In klassischen Home Office-Vereinbarungen statten viele Unternehmen ihre Mitarbeiter daher mit einem Notebook, Bildschirm, Tastatur/Maus und teils auch Bürostuhl aus. Beim mobilen Arbeiten sollte der Arbeitgeber zumindest die IT-Geräte stellen oder finanzielle Zuschüsse leisten.
Einige Firmen setzen auf das Prinzip „Bring Your Own Device (BYOD)“, bei dem Beschäftigte ihre privaten Geräte nutzen. Hier ist jedoch ein angemessener Ausgleich (etwa Kostenerstattung) erforderlich, und es müssen besondere Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden (z.B. getrennte geschäftliche Profile auf dem privaten Gerät), damit Datenschutz und Unternehmensdaten geschützt bleiben.
Internetverbindung und Softwarezugang
Eine schnelle und stabile Internetverbindung ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für mobiles Arbeiten, um Video-Calls und Cloud-Zugriffe auf Daten und Software zuverlässig handhaben zu können.
Viele Arbeitgeber unterstützen ihre Mitarbeiter hier, indem sie etwa die Internetkosten anteilig übernehmen oder Firmen-Datenkarten bereitstellen. Rechtlich ist das nicht einheitlich geregelt, es empfiehlt sich, solche Fragen in einer Betriebs- oder Remotearbeit-Vereinbarung festzuhalten.
Softwareseitig sollten mobile Mitarbeiter Zugriff auf alle wichtigen Anwendungen haben. Cloud-Dienste und Software für die Kommunikation und Zusammenarbeit (z.B. Teams, Slack, VPN-Zugriff aufs Firmennetz) sind typische Werkzeuge, um von überall aus gemeinsam zu arbeiten.
Tipp: Damit die Rückkehrer aus dem mobilen Arbeiten im Büro verlässlich einen freien Schreibtisch vorfinden, sollten sie diesen zuvor in einer Software buchen.
Gilt die Home Office-Pauschale auch für mobiles Arbeiten?
Die Home Office-Pauschale gilt ausschließlich für Tage, an denen du überwiegend in deiner häuslichen Wohnung gearbeitet hast, also für echte Home‑Office‑Tage.
Seit dem Steuerjahr 2023 kannst du 6 € pro Tag, maximal 210 Tage im Jahr (max. 1.260 €), steuerlich geltend machen – wenn du überwiegend von zu Hause arbeitest.
Die Pauschale gilt nur an Tagen, an denen die betriebliche Tätigkeit überwiegend im Home Office erfolgt ist, nicht, wenn du hauptsächlich mobil unterwegs bist.
Das ist nicht absetzbar: Tage, an denen du unterwegs arbeitest (z. B. im Café, Kundenbesuche, mobile Arbeit ohne Home Office) zählen nicht zur Home Office-Pauschale und sind daher steuerlich nicht absetzbar.
Mobiles Arbeiten im Ausland und Workation
Ein Sonderfall des mobilen Arbeitens ist das Arbeiten aus dem Ausland, sei es für längere Zeit oder im Rahmen einer sogenannten Workation. Workation setzt sich aus Work (Arbeit) und Vacation (Urlaub) zusammen. Gemeint ist, dass Arbeitnehmer ihren Beruf zeitweise von einem Urlaubsort oder aus dem Ausland ausüben, ohne dabei Urlaubstage zu nehmen.
Beispiel für mobiles Arbeiten im Ausland: Eine Angestellte verbringt ihren Urlaub zwei Wochen auf Mallorca und bleibt danach noch eine weitere Woche vor Ort, um von dort aus normal weiterzuarbeiten, bevor sie zurückkehrt.
Wie viele Tage dürfen deutsche Arbeitnehmer maximal mobil im Ausland arbeiten?
Steuerlich gilt für mobiles Arbeiten im Ausland eine klar definierte Grenze: Wer sich mehr als 183 Tage innerhalb eines Zeitjahres in einem anderen Staat aufhält und dort arbeitet, kann nach dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen dort steuerpflichtig werden. Diese Grenze ist international anerkannt und stellt eine rechtlich verbindliche Schwelle dar.
Auch bei der Sozialversicherung ist Vorsicht geboten: Innerhalb der EU gilt die sogenannte A1-Bescheinigung. Sie stellt sicher, dass Arbeitnehmer bei einer befristeten Entsendung (maximal 24 Monate) weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem bleiben. Arbeitgeber müssen diese Bescheinigung beantragen und die Einhaltung sicherstellen.
Außerhalb der EU gelten zusätzlich nationale Regelungen: Hier können unter anderem Arbeitsvisa oder Aufenthaltstitel erforderlich sein, wenn Arbeitnehmer längerfristig vor Ort tätig sein wollen. Daher begrenzen viele Unternehmen Workation-Zeiträume auf maximal 30 bis 90 Tage pro Jahr, um steuerlichen, arbeitsrechtlichen und versicherungsrechtlichen Problemen weiträumig aus dem Weg zu gehen.
In welchen Branchen und Berufen kommt mobiles Arbeiten vor?
Mobiles Arbeiten ist vor allem in Berufen verbreitet, in denen die Arbeit wissensbasiert, digital oder ortsunabhängig organisiert werden kann. Typische Branchen für mobiles Arbeiten:
IT und Softwareentwicklung
Medien, Grafik und Design
Marketing und Kommunikation
Beratung und Consulting
Finanz- und Bankensektor
Administrative Bürotätigkeiten
Forschung und Bildung (z. B. E-Learning, Hochschulen)
Kundenservice (z. B. via Chat, E-Mail, Telefon)
Vertrieb und Außendienst
In diesen Bereichen ist oft lediglich ein Computer mit Internetanschluss notwendig, weshalb der Arbeitsort zweitrangig ist.
Abschluss: Mobiles Arbeiten richtig nutzen
Mobiles Arbeiten hat sich von einer Ausnahmeregelung zum festen Bestandteil moderner Arbeit entwickelt. Für Arbeitnehmer bietet es enorme Vorteile: Sie können Arbeitszeit und -ort selbst wählen und einteilen, Berufs- und Privatleben besser vereinbaren und sparen Zeit sowie Kosten für den Arbeitsweg.
Vorteile sind die höhere Produktivität und Zufriedenheit, wenn Angestellte an selbst gewählten Orten und zu selbst gewählten Zeiten arbeiten können. Parallel dazu erfordert mobiles Arbeiten jedoch auch viel Selbstdisziplin und Abgrenzung, um nicht in Dauerarbeit abzugleiten oder sich zu Hause ablenken zu lassen.
Für Arbeitgeber ergeben sich ebenfalls Chancen: Motivierte, ausgeglichene Mitarbeiter, weniger Ausfall durch Pendelstress und Einsparungen bei Büroflächen. Unternehmen können zudem auf einen größeren Talentpool zugreifen, wenn sie ortsunabhängiges Arbeiten anbieten, insbesondere Fachkräfte aus weiter entfernten Regionen kommen so als Angestellte in Betracht.
Den Koordinationsaufwand für mobiles Arbeiten können sich Unternehmen inzwischen von Software erleichtern lassen. Hierüber wird sichtbar, welcher Kollege von wo arbeitet. Da mobiles Arbeiten und Home Office die Auslastung im Büro reduzieren, rücken auch die Zahlen der Büroauslastung in die Aufmerksamkeit: Wenn vermehrt von unterwegs aus gearbeitet wird, reichen dann deutlich weniger Schreibtische im Büro?
Mit PULT gewinnst du Einblicke in deine Büronutzung und das Teamverhalten. Die Software erfasst genau, wie stark das Büro genutzt wird und wie viele Arbeitsplätze du in Spitzenzeiten vorhalten musst. Deine Angestellten müssen sich dafür nicht einmal einloggen: Es reicht, wenn sich eines ihrer Geräte mit dem Unternehmens-WLAN verbindet. Mehr dazu erfährst du in PULT Presence.
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Die wichtigsten Fakten kurz zusammengefasst:
Mobiles Arbeiten umfasst Homeoffice, Arbeiten unterwegs oder im Ausland und ist in vielen Branchen fest etabliert. Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch, aber Unternehmensregelungen und ein Recht auf Diskussion der Option existieren oft. Arbeitszeiten, Datenschutz und Versicherungsanforderungen gelten auch beim Arbeiten aus der Ferne, mit zusätzlichen Regeln für die Arbeit im Ausland. Arbeitgeber müssen die notwendige Technologie bereitstellen oder subventionieren, und Arbeitnehmer können in einigen Fällen Kosten steuerlich absetzen. Erfolgreiches mobiles Arbeiten basiert auf klaren Vereinbarungen, Vertrauen und guter Kommunikation.
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Was ist der Unterschied zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten?
Homeoffice bedeutet, von einem festen Arbeitsplatz zu Hause aus zu arbeiten. Mobiles Arbeiten ist breiter definiert, es kann überall stattfinden: zu Hause, in einem Café, beim Kunden oder im Ausland.
Wie viele Tage dürfen Sie von zu Hause aus arbeiten?
Es gibt keine gesetzlichen Obergrenzen, und grundsätzlich können Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren, vollständig remote zu arbeiten.
Muss mobiles Arbeiten im Arbeitsvertrag geregelt werden?
Es ist nicht zwingend erforderlich, aber sehr empfehlenswert. Eine klare Regelung schützt beide Seiten, wenn es um Fragen zu Arbeitszeiten, Verfügbarkeit, Technologie oder Versicherung geht.
Kann mein Chef mobiles Arbeiten verbieten?
Ja, es sei denn, es gibt eine gegenteilige Vereinbarung (z.B. im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag). Derzeit gibt es in Deutschland kein allgemeines Recht auf mobiles Arbeiten.
Welche Arbeitszeiten gelten für mobiles Arbeiten?
Die gleichen gesetzlichen Anforderungen gelten wie im Büro, z.B. maximal 10 Stunden pro Tag und 11 Stunden Ruhe. Die Pausenregelungen und Dokumentationsanforderungen bleiben ebenfalls bestehen.
Bei PULT gestalten wir die Zukunft des hybriden Arbeitsplatzes für Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Ich konzentriere mich auf KMU und mittelständische Kunden in Europa und arbeite an allem, von Customer Discovery bis Onboarding. Ich bin sehr begeistert von New Work und bin 2024 nach Hamburg gezogen, obwohl ich ursprünglich aus Frankreich komme.
Ressourcen
Erfahren Sie, wie Sie bessere Abläufe am Arbeitsplatz durchführen können
Besucherverwaltung
Besuchermanagementsystem: Was es ist und wie es funktioniert
Ein Besuchermanagementsystem ersetzt die Papierliste am Empfang durch einen digitalen Prozess für Check-in und Besuchererfassung. Es dokumentiert, wer sich vor Ort befindet, benachrichtigt den zuständigen Host und speichert Besuche in einem durchsuchbaren Protokoll für Sicherheits- und Compliance-Prozesse. Gerade in wachsenden Büros lässt sich damit eine Lücke schließen, die bei manuellen Empfangsprozessen schnell entsteht.
Ein Besuchermanagementsystem digitalisiert den Gäste-Check-in. Voranmeldung, Badge-Druck, Host-Benachrichtigungen und ein durchsuchbares Besucherprotokoll ersetzen manuelle Papierlisten.
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Besuchermanagement-Software reduziert manuelle Arbeit an der Rezeption und schafft gleichzeitig nachvollziehbare Daten für Sicherheitsprüfungen und Compliance-Prozesse.
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Ein eigenständiges Besuchermanagementsystem bildet den Check-in ab. Desk Booking, Room Booking und weitere Office-Daten liegen jedoch häufig in separaten Tools. Dadurch fehlt eine gemeinsame Übersicht über die Anwesenheit im Büro.
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PULT verbindet Visitor Management mit Anwesenheitsdaten, Desk und Room Booking sowie Emergency-Response-Prozessen in einer Plattform. Sicherheitsteams können Mitarbeitende und Besucher dadurch in einer gemeinsamen Übersicht betrachten.
Was ist ein Besuchermanagementsystem?
Ein Besuchermanagementsystem ist eine Software, die den manuellen Anmeldeprozess für Gäste digital abbildet und nachvollziehbar dokumentiert. Das System erfasst Besucherdaten sowie Ankunft und Abreise und informiert die Person, die der Gast besuchen möchte. Eine Papierliste an der Rezeption ist dafür nicht erforderlich. Unternehmen setzen solche Systeme vor allem für Sicherheit, die Umsetzung von Datenschutzanforderungen wie der DSGVO und einen professionelleren Check-in-Prozess ein.
Eigenständige Check-in-Tools kümmern sich ausschließlich um den Empfang. Plattformbasiertes Visitor Management wie bei PULT verbindet Besucherdaten zusätzlich mit dem übrigen Anwesenheits- und Office Management. Sicherheitsteams können dadurch Besucher und Mitarbeitende in einer gemeinsamen Umgebung betrachten.
Was leistet ein Besuchermanagementsystem?
Ein Besuchermanagementsystem bildet den gesamten Besucherprozess digital ab, von der Voranmeldung bis zum Check-out. Es erfasst die Daten eines Gastes, informiert den zuständigen Host, kann einen Besucherausweis ausstellen und speichert Besuche in einem durchsuchbaren Protokoll. Die Besuchermanagement-Software führt diesen Vorgang auf einem Tablet, einem Kiosk oder einem Mobiltelefon durch.
Kernfunktionen eines modernen Besuchermanagementsystems
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Voranmeldung und Einladungen: Hosts schicken Besuchern vor dem Termin einen Link mit Informationen zum Besuch, zur Anfahrt, zu Parkplätzen oder zum Gebäudezugang.
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Self-Service-Check-in: Gäste bestätigen am Kiosk oder Tablet ihren Namen, den Host und den Besuchsgrund. Der Vorgang kann in weniger als einer Minute abgeschlossen werden.
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Optionale ID- und Watchlist-Prüfung: Je nach Plattform und Konfiguration kann das System Identitätsdokumente prüfen oder Namen mit Sicherheits- beziehungsweise Sperrlisten abgleichen, bevor ein Badge ausgestellt wird.
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Badge-Druck und QR-Codes: Gäste können einen sichtbaren digitalen oder gedruckten Besucherausweis erhalten, der zeitlich auf den jeweiligen Besuch begrenzt ist.
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Host-Benachrichtigungen: Die besuchte Person erhält sofort eine Nachricht per E-Mail, Slack oder Teams. Je nach Konfiguration können Name und Foto des Gastes enthalten sein.
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Unterzeichnung von Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA) und Verträgen: Rechtliche Dokumente können beim Check-in digital unterschrieben und anschließend für Compliance-Zwecke gespeichert werden.
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Besucherprotokolle und Auswertungen: Jeder Besuch erhält einen Zeitstempel und kann gesucht oder exportiert werden. Dadurch lassen sich auch wiederkehrende Abläufe am Empfang auswerten.
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Besucherliste für den Notfall: Bei einer Evakuierung kann eine aktuelle Besucherliste abgerufen werden. Sie zeigt, welche Gäste laut System noch als im Gebäude befindlich erfasst sind.
Besuchermanagement-Software vs. Papierliste
Kriterium
Papierliste
Besuchermanagement-Software
Datenqualität
Unleserliche Einträge, fehlende Angaben
Strukturierte Pflichtfelder
Sicherheitsprüfung
Keine
Watchlist- und ID-Prüfung möglich
Notfall-Anwesenheitskontrolle
Manuelles Prüfen anhand der Liste
Sofort abrufbare und exportierbare Liste
Compliance-Dokumentation
Schwer durchsuchbar und manuell zu löschen
Durchsuchbare Datensätze mit Aufbewahrungsregeln
Wie läuft ein Besuch von der Einladung bis zum Check-out ab?
Ein typischer Besuch umfasst sechs Schritte: Der Host verschickt eine Einladung. Der Gast registriert sich vorab und bestätigt bei der Ankunft seine Daten. Anschließend kann ein Badge ausgestellt werden. Der Host wird benachrichtigt und beim Verlassen des Gebäudes wird der Check-out dokumentiert oder automatisch zu einem festgelegten Zeitpunkt durchgeführt.
1
Voranmeldung: Der Host plant den Besuch und verschickt einen Link mit Ankunftsinformationen, Hinweisen zum Parken und Angaben zum Gebäudezugang.
2
Ankunft und Check-in: Der Gast bestätigt seine Daten an einem Kiosk, auf einem Tablet oder über das eigene Smartphone. Der Vorgang dauert üblicherweise weniger als eine Minute.
3
Optionale Identitäts- und Watchlist-Überprüfung: Je nach Plattform und Konfiguration können vor dem Gebäudezugang zusätzliche ID- oder Sicherheitsprüfungen durchgeführt werden.
4
Badge-Ausgabe: Ein gedruckter oder digitaler Besucherausweis identifiziert den Gast im Gebäude und kann auf den jeweiligen Besuchstag begrenzt werden.
5
Host-Benachrichtigung: Die besuchte Person erhält sofort eine Nachricht mit dem Namen und bei entsprechender Konfiguration dem Foto des Gastes.
6
Check-out und Protokollierung: Der Gast checkt beim Verlassen aus. Alternativ kann das System einen Besuch zu einem definierten Zeitpunkt automatisch schließen und den Datensatz damit aktuell halten.
Welche Vorteile bietet ein Besuchermanagementsystem für das Büro?
Ein zentraler Vorteil ist ein vollständiges und durchsuchbares Protokoll darüber, wer zu welchem Zeitpunkt vor Ort erfasst war. Eine Papierliste oder mündliche Anmeldung kann diese Informationen nur eingeschränkt bereitstellen.
Vorteile in Sicherheit und Compliance
Je nach Plattform und Konfiguration kann ein Besuchermanagementsystem Gäste mit einer Watchlist abgleichen, bevor sie Zugang zu den Büroflächen erhalten. Besuche können mit Zeitstempel für spätere Sicherheits- und Compliance-Prüfungen gespeichert werden. Besucherdaten gelten unter der DSGVO als personenbezogene Daten. Unternehmen benötigen daher eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung, eine angemessene Aufbewahrungsfrist beziehungsweise Kriterien für deren Festlegung sowie Schutzmaßnahmen gegen unbefugten Zugriff. Ein digitales System kann solche Vorgaben direkt im Check-in-Prozess unterstützen und manuelle Schritte reduzieren.
Auch während eines Notfalls ist eine vollständige Besuchererfassung relevant. OSHA-Leitlinien sehen vor, dass Besucher nach einer Evakuierung berücksichtigt werden. Viele Unternehmen greifen dafür auf die Anmeldeliste zurück. Fehlt eine Person in dieser Liste, kann sich die Klärung verzögern. Gerade bei einer echten Evakuierung ist eine aktuelle Anwesenheitsübersicht deshalb besonders wichtig.
PULT Presence und Visitor Management liefern Daten zu Mitarbeitenden und Besuchern für eine gemeinsame Anwesenheitsübersicht. Facility Teams können dadurch im Notfall schneller prüfen, wer als vor Ort erfasst ist, ohne zuerst Papierlisten durchsuchen zu müssen.
Vorteile für Empfang und Besuchererlebnis
Automatisierter Check-in reduziert die Zeit, die dein Team für handschriftliche Anmeldungen, manuelle Badge-Erstellung und Telefonanrufe zur Besucherankündigung benötigt. Mitarbeitende am Empfang können sich dadurch stärker um Gäste und andere Aufgaben kümmern. Besucher kommen schneller durch den Anmeldeprozess. Ein klar organisierter Check-in verbessert außerdem den ersten Eindruck beim Betreten des Büros. Bei Kunden-, Bewerber- oder Investorenterminen wird der Empfang damit Teil eines professionellen Besuchserlebnisses.
Wie wählst du die richtige Visitor-Management-Lösung aus?
Die passende Lösung hängt weniger von der reinen Anzahl der Funktionen ab als davon, wie gut sie zu eurem Sicherheitssetup, der Bürogröße und der bestehenden Tool-Landschaft passt. Ein System für ein kleines Startup-Büro stellt andere Anforderungen als eine Lösung für einen Campus mit 500 Mitarbeitenden, mehreren Gebäuden und einem eigenen Sicherheitsteam.
Kriterium
Was ist zu prüfen?
Funktionsumfang
Voranmeldung, Überprüfung der Beobachtungsliste, Ausdrucken von Ausweisen, Berichterstellung
Integrationen
Kalender-, Personal- und Kommunikationstools, die Ihr Team bereits nutzt
Sicherheit und Compliance
Kontrollen zur Datenaufbewahrung, Prüfprotokolle, DSGVO-konformer Umgang mit Daten
Skalierbarkeit
Preisgestaltung und Einrichtung an mehreren Standorten
Preis
Preismodelle nach Standort vs. nach Nutzer
Benutzerfreundlichkeit
Die Einrichtungszeit des Kiosks und wie schnell das Personal den Umgang mit dem System erlernen kann
Reicht eine eigenständige Visitor-Management-Plattform für ein modernes Büro aus?
Eine eigenständige Visitor-Management-Plattform löst die Abläufe am Empfang. Viele Büros verwalten Desk Booking, Room Booking und Parkplätze jedoch weiterhin über separate Systeme. Werden diese Prozesse in einer Plattform verbunden, erhalten Security- und Facility-Teams eine gemeinsame aktuelle Übersicht über Mitarbeitende und Besucher vor Ort.
Besonders wichtig wird diese Verbindung bei Sicherheitsvorfällen oder Veränderungen der Büroflächen. Facility Teams brauchen dann einen aktuellen Überblick über die Anwesenheit und keine vier verschiedenen Logins. PULT verbindet Visitor Management mit Desk Booking Software, Room Booking und Anwesenheitsdaten. Ein gemeinsames Dashboard zeigt die erfassten Mitarbeitenden und Besucher vor Ort. Für Office Manager, die eine breitere Arbeitsplatzmanagement-Software prüfen, ist diese Verbindung relevant, weil Besucherdaten im Kontext der gesamten Büroanwesenheit deutlich mehr Nutzen bieten.
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Nutze den Besucher-Check-in für mehr Sicherheit
Ein Besuchermanagementsystem macht aus einem schwer nachvollziehbaren manuellen Empfangsprozess einen kontrollierten digitalen Zugang. Du erhältst ein durchsuchbares Protokoll darüber, wer wann eingecheckt hat. Besonders wertvoll werden diese Daten, wenn das Visitor Management mit anderen Office-Prozessen wie Desk Booking und Echtzeit-Anwesenheit verbunden ist. Dadurch entsteht eine aktuelle Übersicht der erfassten Personen vor Ort.
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Visitor Check-in, Desk Booking, Room Booking und Anwesenheitsdaten laufen in einer Plattform und können über einen gemeinsamen Zugang verwaltet werden.
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Eine Echtzeitübersicht zeigt Mitarbeitende und Besucher vor Ort und unterstützt damit eine schnellere Anwesenheitskontrolle im Notfall.
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Jeder Besuch wird in einem durchsuchbaren Protokoll erfasst. Die Daten können für Sicherheits- und Compliance-Prüfungen genutzt werden.
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Microsoft Teams und Slack können für Host-Benachrichtigungen genutzt werden. Personio und HiBob verbinden Mitarbeiterdaten über integrierte Schnittstellen.
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Alternativen
Envoy Alternativen: 7 Tools im Vergleich
Gute Envoy-Alternativen decken mehr vom täglichen Office Management ab als einen reinen Besucherkiosk. Wenn du wegen der standortbasierten Preise oder des iPad-basierten Besucher-Kiosks nach einer anderen Lösung suchst, findest du hier sieben Plattformen im Vergleich. Dazu gehört PULT. Verglichen werden unter anderem Visitor Management, Desk und Room Booking, Parkplatzverwaltung und Office Insights.
Envoy ist eine Workplace-Plattform, deren ursprünglicher Schwerpunkt auf Visitor Management und Empfang lag. Später wurde das Angebot unter der Produktlinie Envoy Workplace um Desk Booking, Room Booking und Parkplatzbuchung erweitert. Die ursprünglichen Lösungen für Besucher- und Liefermanagement gehören weiterhin zum Portfolio.
Die wichtigsten Funktionen von Envoy
Der Besucher-Check-in von Envoy läuft über iPad-Kiosks in Verbindung mit unterstützten Brother-Druckern für Besucherausweise. Die Plattform unterstützt das Scannen von Ausweisen, digitale NDAs, Gesundheitsabfragen und Liefermanagement. Außerdem gibt es Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, Okta und verschiedenen Zutrittssystemen.
Preise für Envoy
Bei neuen Verträgen rechnet Envoy nicht mehr pro aktivem Nutzer ab. Die Preisgestaltung erfolgt stattdessen nach Standort und Workplace-Modul. Die Produkte Visitors, Response, Reservations, Screens und Deliveries werden separat lizenziert und abgerechnet. Für Envoy Visitors gelten folgende Preise:
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Basic: kostenlos, mit eingeschränkten Funktionen (100 Einträge pro Monat).
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Premium: Preis auf Anfrage bzw. laut Anbieterangaben, pro Standort und Monat bei jährlicher Abrechnung.
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Enterprise: individuelle Preise für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen an Sicherheit und Compliance.
Was macht eine gute Alternative zu Envoy aus?
Wesentliche Auswahlkriterien
Eine echte Envoy-Alternative sollte mehrere Aufgaben im Office Management abdecken. Achte darauf, ob Desk Booking, Room Booking und Visitor Management über einen gemeinsamen Zugang verwaltet werden können. Auch transparente Preise und Integrationen mit den Kalender- und Kommunikationstools deines Teams sind relevant. Sobald ihr mehrere Büros betreibt, wird außerdem die Preislogik für zusätzliche Standorte wichtig.
Kurze Checkliste: Darauf solltest du achten
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Visitor Management ist verfügbar und die Preisgestaltung wird klar kommuniziert.
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Preise pro Nutzer, Fläche oder Ressource sind öffentlich einsehbar.
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Microsoft Teams, Slack oder Google Workspace lassen sich direkt integrieren.
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Office Insights und Belegungsanalysen sind bereits in regulären Tarifen verfügbar.
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Parkplätze und mehrere Standorte werden unterstützt.
7 Envoy-Alternativen für Desk Booking, Visitor Management und mehr im Jahr 2026
Hinweis: Die im folgenden Vergleich genannten Funktionen, Preise und Leistungsmerkmale basieren auf öffentlich verfügbaren Angaben der jeweiligen Anbieter (Stand August 2026). Sie dienen ausschließlich der allgemeinen Orientierung. Anbieter können ihre Angebote jederzeit ändern. Daher übernehmen wir keine Gewähr für Richtigkeit oder Vollständigkeit. Alle Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber und werden ausschließlich zu Vergleichszwecken verwendet. PULT unterhält keine Geschäftsbeziehung zu den anderen genannten Marken. Die Reihenfolge stellt keine Rangliste dar.
#1 PULT
Entstehung und Konzept: PULT ist eine All-in-One-Plattform für Office Management und Workplace Operations in hybriden Unternehmen. Desk Booking, Room Booking, Visitor Management und Parkplätze werden in einem System verwaltet.
Technologie: PULT ist eine cloudbasierte Plattform mit nativen Integrationen zu Kalender-, Kommunikations- und HR-Tools. WLAN-basiertes Desk Booking kann die tatsächliche Arbeitsplatznutzung automatisch über das bestehende Büronetzwerk erfassen.
Zielgruppe: Die Plattform richtet sich an KMU und Großunternehmen mit etwa 50 bis 2.000 Mitarbeitern, die hybride Arbeitsmodelle häufig über mehrere Standorte hinweg steuern.
Stärken
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Breite Plattform: Desk Booking, Room Booking, Visitor Management und Parkplatzverwaltung laufen in einem System.
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WiFi Desk Booking: Die Nutzung von Arbeitsplätzen kann automatisch über das bestehende Büro-WLAN erfasst werden. Mitarbeitende müssen dafür nicht jedes Mal manuell einchecken.
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Tiefe Integrationen: Native Anbindungen an Microsoft Teams, Slack, Personio und HiBob.
Tarife & Preise
(Stand: August 2026, Quelle: PULT):
PULT Workplace für Desk Booking, Besprechungsräume, Parkplätze und Analytics:
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Starter: kostenlos, für bis zu 20 Benutzer und 1 Standort.
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Growth: ab 3,40 US-Dollar pro Nutzer und Monat.
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Business: ab 4,60 US-Dollar pro Nutzer und Monat.
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Enterprise: individuelle Preisgestaltung, mit White-Labeling und API-Zugriff.
Das Besuchermanagement wird als eigenständiges Produkt angeboten:
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Business: ab 114 US-Dollar pro Standort und Monat.
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Enterprise: individuelle Preise.
Es können zusätzliche Kosten anfallen, zum Beispiel:
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Presence AI: WLAN-basierte automatische Erfassung von Anwesenheit und Arbeitsplatzbelegung als separates Produkt. Im Business-Tarif ab 119 US-Dollar pro Monat.
Herkunft und Konzept: deskbird ist eine Workplace App für hybride Arbeitsplanung. Mitarbeitende können Bürotage planen sowie Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze über eine Oberfläche buchen.
Technologie: SaaS-Plattform mit Web-, Mobile-, Slack- und Microsoft-Teams-Apps. Die Tarife Business, Professional und Enterprise umfassen eine unbegrenzte Anzahl an Arbeitsplätzen, Nutzern, Admins, Standorten und Parkplätzen. Abgerechnet wird nach aktiven Nutzern.
Zielgruppe: Nach Angaben des Anbieters wird deskbird von Hybrid-Unternehmen unterschiedlicher Größe genutzt, von kleinen Teams bis hin zu globalen Konzernen.
Stärken
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Veröffentlichte Einstiegspreise: Der Preis für den Business-Tarif ist öffentlich einsehbar. Mehrere andere Anbieter in diesem Vergleich erstellen Preise ausschließlich auf Anfrage.
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Unbegrenzter Umfang in allen Tarifen: Nutzer, Admins, Standorte, Arbeitsplätze und Parkplätze sind bereits im Einstiegstarif unbegrenzt.
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Integration in Kommunikationstools: Arbeitsplätze, Räume und Parkplätze lassen sich direkt aus Microsoft Teams oder Slack buchen.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: deskbird):
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Business: 2,75 Euro pro aktivem Nutzer und Monat. Enthalten sind Desk, Room und Parking Booking, native Mobile Apps und die MS-Teams-Integration.
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Professional: individuelle Preise. Zusätzlich enthalten sind erweiterte Buchungsregeln, AI-gestützte Grundrisserstellung, automatisierter Check-in, Workplace Ticketing und Zugriff auf die öffentliche API.
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Enterprise: individuelle Preise. Hinzu kommen Workplace Surveys, individuelle Analytics und Reports, erweiterte SLAs und ein dedizierter Senior CSM.
Zusätzliche Kosten können beispielsweise entstehen für:
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Add-ons: Visitors Plus für Empfangskiosk und Voranmeldung, Rooms Plus für Raumbeschilderung und Catering-Anfragen sowie User & Data Management Plus für SAML, SCIM und HRIS-Synchronisierung werden separat vom Basistarif berechnet.
#3 Robin (Robin Powered)
Herkunft und Konzept: Robin ist eine Workplace-Management-Plattform für die Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen, Parkplätzen und Schließfachern. Hinzu kommen Space Management, Meeting Management und Visitor Management. Die Plattform richtet sich vor allem an größere Organisationen.
Technologie: Robin synchronisiert sich nativ mit Microsoft Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams, Slack, Microsoft Entra und Okta. Nach Angaben des Anbieters können für kleinere Unternehmen mit einem einzelnen Anwendungsfall spezialisierte Einzellösungen besser geeignet sein.
Zielgruppe: Laut Anbieter eignet sich Robin für Organisationen mit mehr als 150 hybriden Mitarbeitenden, die ein Büro nutzen. Der Schwerpunkt liegt auf Unternehmen mit mehreren Etagen, Büros oder Gebäuden.
Stärken
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Breite Plattform: Resource Booking, Space Management, Meeting Management, Workplace Analytics, Visitor Management und Employee-Experience-Funktionen werden in einer Plattform gebündelt.
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Kalenderintegrationen: Native Synchronisierung mit Microsoft Outlook, Google Calendar, Teams und Slack.
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Für mehrere Standorte entwickelt: Robin unterstützt Organisationen, die mehrere Büros oder Gebäude gleichzeitig koordinieren.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Robin): Robin veröffentlicht keine Preise pro Nutzer oder Ressource. Laut Anbieter werden die Preise individuell pro Organisation kalkuliert und können über den Vertrieb angefragt werden. Alle Abonnements werden jährlich abgerechnet. Displays für Besprechungsräume und weitere Hardware können zusätzliche Kosten verursachen.
#4 Skedda
Herkunft und Konzept: Skedda ist eine Buchungsplattform für Arbeitsplätze, Räume und andere reservierbare Flächen. Im Mittelpunkt stehen eine konfigurierbare Rule Engine und ein Organization Hub, über den mehrere Büros in einem Dashboard verwaltet werden können.
Technologie: Die Preisgestaltung richtet sich nach buchbaren Flächen und nicht nach Nutzern. Skedda bietet native Apps für Microsoft Teams und Slack, Mobile Apps für iOS und Android sowie SSO über SAML 2.0.
Zielgruppe: Laut Anbieter eignet sich Skedda für Organisationen unterschiedlicher Größe. Dazu gehören Unternehmen, Hochschulen und Coworking Spaces sowie Organisationen mit hohen Compliance-Anforderungen.
Stärken
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Unbegrenzte Nutzer und Buchungen: In allen Tarifen sind Nutzer und Buchungen unbegrenzt, da die Preise nach buchbaren Flächen statt nach Headcount berechnet werden.
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Besuchermanagement verfügbar: Visitor Management kann als separates Add-on zu den vorhandenen Space-Booking-Funktionen ergänzt werden.
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Dashboard für mehrere Standorte: Über den Organization Hub lassen sich mehrere Standorte zentral verwalten.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Skedda):
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Starter-Paket: ab 99 US-Dollar pro Monat, Preis nach Flächen. Enthalten sind 15 Spaces, eine grundlegende Rules-and-Roles-Engine und ein eingeschränktes Insights Dashboard.
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Plus: ab 149 US-Dollar pro Monat, Preis nach Flächen. Enthalten sind 20 Spaces, eine eingeschränkte Rules-and-Roles-Engine und ein vollständiges Insights Dashboard.
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Premier: ab 199 US-Dollar pro Monat, Preis nach Flächen. Enthalten sind 25 Spaces, eine vollständige Rules-and-Roles-Engine und ein vollständiges Insights Dashboard.
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AllBooked: für Sport, Studios, Coworking und Community Booking. Preise auf Anfrage.
Für alle Tarife ist ein Administrators Add-on für 99 US-Dollar pro Monat erhältlich.
#5 Archie
Herkunft und Konzept: Archie ist eine modulare Workspace-Plattform. Desk Booking, Room Booking, Visitor Management und Coworking Software werden als separat bepreiste Produkte angeboten.
Technologie: Für die Plattform ist keine proprietäre Hardware erforderlich. Bestehende Tablets und Displays können genutzt werden. Archie bietet native Integrationen mit Microsoft 365 und Slack sowie mit Zutrittssystemen wie Kisi und Brivo.
Zielgruppe: Laut Anbieter wird Archie von mehr als 1.000 Organisationen genutzt. Das Spektrum reicht von kleinen und mittleren Unternehmen im Starter-Tarif bis zu großen Unternehmen mit mehreren Standorten in Pro und Enterprise.
Stärken
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Keine proprietäre Hardware: Anstelle eines fest installierten Geräts können vorhandene Tablets und Bildschirme verwendet werden.
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Transparente, veröffentlichte Preise: Preise für Desk Booking, Room Booking und Visitor Management werden veröffentlicht und müssen nicht erst über den Vertrieb angefragt werden.
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Kostenlose Testversion nach der Demo: Laut Anbieter steht nach einer Produktdemo eine 14-tägige Testumgebung zur Verfügung.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Archie):
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Desk Booking Starter: 2,80 US-Dollar pro Arbeitsplatz und Monat, mindestens 159 US-Dollar pro Monat. Enthalten sind ein Standort, Grundrisse, QR-Check-ins und Belegungsanalysen.
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Desk Booking Pro: 3,50 US-Dollar pro Arbeitsplatz und Monat, mindestens 249 US-Dollar pro Monat. Hinzu kommen mehrere Standorte, Buchungen aus Teams und Outlook, Slack-Integration, SSO und SCIM.
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Desk Booking Enterprise: individuelle Preise. Enthält zusätzliche Unterstützung für Security und Compliance, individuelle Data Residency und umfassendes Onboarding.
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Room Booking: etwa 8 bis 12 US-Dollar pro Raum und Monat.
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Besuchermanagement: ab etwa 109 US-Dollar pro Standort und Monat als separates Modul.
Displays für Besprechungsräume und weitere Hardware können zusätzliche Kosten verursachen.
#6 YAROOMS
Herkunft und Konzept: YAROOMS ist eine Workplace-Management-Plattform, die hybride Arbeitsplanung, Desk und Room Booking sowie Visitor Management in einem System kombiniert. Für große Organisationen gibt es einen eigenen Enterprise-Tarif.
Technologie: Die Plattform bietet interaktive Büropläne, den AI Assistant Yarvis, eine Microsoft-Teams-Integration und Single Sign-On im Business-Tarif. Enterprise ergänzt API-Zugriff und individuelle Cloud-Deployments über Azure, AWS oder On-Premises.
Zielgruppe: Laut Anbieter richtet sich der Starter-Tarif an kleinere Büros, Business an wachsende Unternehmen und Enterprise an große Teams mit mehreren Standorten und mehr als 1.000 Nutzern.
Stärken
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Öffentlich einsehbare Tarifpreise: Tarife und Jahrespreise werden veröffentlicht.
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AI Assistant enthalten: Yarvis ist ab dem Business-Tarif enthalten und wird nicht als separates Add-on verkauft.
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Skalierung über mehrere Standorte: Höhere Tarife enthalten zusätzliche Standorte und unbegrenzte Workplace Analytics.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: YAROOMS):
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Starter: ab 99 US-Dollar pro Monat für zehn Nutzer. Enthalten sind ein Standort, zwei Etagen mit interaktivem Büroplan, Hybrid-Work-Planung sowie Desk und Room Booking.
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Business: ab 399 US-Dollar pro Monat für 50 Nutzer. Enthalten sind zwei Standorte, 90 Tage Workplace Analytics, die Microsoft-Teams-App, Yarvis AI und Single Sign-On.
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Enterprise: ab 899 US-Dollar pro Monat für 300 Nutzer. Enthalten sind fünf Standorte plus Add-ons, unbegrenzte Analytics, API-Zugriff und individuelle Integrationen.
#7 Joan
Herkunft und Konzept: Joan ist eine Workplace-Plattform für Room Booking, Visitor Management, Desk und Parking Booking, Digital Signage und Analytics. Die Preise richten sich nach der tatsächlichen Nutzung und nicht danach, welche Funktionen grundsätzlich freigeschaltet sind.
Technologie: Die Plattform kombiniert ein Basisabonnement mit zusätzlichen Preisen pro Nutzer und Gerät. Darin werden sowohl die Joan App als auch registrierte Displays und Tablets berücksichtigt.
Zielgruppe: Laut Anbieter wird Joan von Organisationen aus Technologie, Bildung und Hospitality eingesetzt. Die Kunden reichen von kleinen Büros bis zu globalen Unternehmen.
Stärken
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Nutzungsabhängiges Abrechnungsmodell: Lösungen, die nicht aktiviert werden, erhöhen die Kosten nicht.
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Kostenloser Einstieg: Vor dem Wechsel in einen kostenpflichtigen Tarif steht ein Free Plan zur Verfügung.
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Zugriff auf alle Lösungen: Laut Anbieter stehen die Lösungen von Beginn an zur Verfügung und werden nicht ausschließlich höheren Tarifen vorbehalten.
Tarife & Preise (Stand: August 2026, Quelle: Joan): Die Tarife starten bei €49 pro Monat als Basisabonnement mit einer enthaltenen Anzahl an Nutzern und Geräten.
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Zusätzliche Nutzer: 0,99 Euro pro Nutzer und Monat.
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Zusätzliche Gerätelizenzen: 9,99 Euro pro Gerät und Monat.
Für größere Setups sind individuelle Angebote verfügbar.
So findest du die passende Envoy-Alternative
Wenn du die Auswahl bereits anhand von Funktionen und Preisen eingegrenzt hast, helfen drei weitere Faktoren dabei zu beurteilen, wie gut eine Plattform mit eurem Office Management mitwachsen kann.
Skalierbarkeit und Unterstützung mehrerer Standorte
Wenn ihr mehr als ein Büro betreibt, solltest du prüfen, ob für jeden Standort eine feste zusätzliche Gebühr anfällt oder ob sich der Preis nach der Gesamtzahl der Nutzer oder buchbaren Ressourcen richtet. Diese Preislogik entscheidet darüber, wie stark ein zweiter oder dritter Standort die Gesamtkosten verändert.
Flexibilität und Integrationen
Dein Team arbeitet wahrscheinlich bereits in Microsoft Teams, Slack oder Google Workspace. Wenn Desk und Room Booking direkt in diesen Tools funktionieren, müssen Mitarbeitende keine zusätzliche Anwendung für jeden Bürotag öffnen. Das erleichtert die Nutzung im Arbeitsalltag.
Sicherheit und Datenschutz
Besucher- und Badge-Daten können personenbezogene Daten sein, wenn sie sich auf identifizierte oder identifizierbare Personen beziehen. Prüfe deshalb, wie lange Besucherprotokolle gespeichert werden, in welcher Region die Daten liegen und ob der Anbieter SSO für Admin-Zugänge unterstützt.
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Büro Einblicke
Sammelpunkt: Definition, Standort & Ablauf
Ein Sammelpunkt ist ein festgelegter Ort, an dem sich Mitarbeitende, Besucher und Auftragnehmer nach einer Gebäudeevakuierung treffen. Dort lässt sich überprüfen, ob alle Personen das Gebäude sicher verlassen haben. Nach OSHA 29 CFR 1910.38 müssen Notfallpläne, die unter diese Vorschrift fallen, ein Verfahren zur Erfassung von Mitarbeitenden nach einer Evakuierung enthalten. Ein fest definierter Sammelbereich ist eine verbreitete Möglichkeit, diesen Prozess umzusetzen.
Ein Sammelpunkt ist ein festgelegter sicherer Ort außerhalb eines Gebäudes, an dem sich Mitarbeitende, Besucher und Auftragnehmer nach einer Evakuierung versammeln und erfasst werden.
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Nach OSHA 29 CFR 1910.38 müssen Arbeitgeber, für die diese Vorschrift gilt, Verfahren vorsehen, mit denen Mitarbeitende nach einer Evakuierung erfasst werden.
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Ein sicherer Sammelpunkt liegt außerhalb möglicher Gefahrenbereiche und hält Zufahrten für Rettungsfahrzeuge frei. Er sollte auch bei Rauch, Regen oder Dunkelheit gut erkennbar sein.
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PULT Presence nutzt die bestehende WLAN-Infrastruktur, um Anwesenheit sichtbar zu machen. Das kann Office- und Sicherheitsteams bei der Anwesenheitskontrolle im Notfall unterstützen.
Was ist ein Sammelpunkt?
Ein Sammelpunkt ist ein vorab festgelegter Ort außerhalb eines Gebäudes, an dem sich Personen nach einem Evakuierungsalarm versammeln. Sein Zweck endet nicht damit, Menschen aus dem Gebäude zu führen. Ein zentraler Sammelort gibt Sicherheitsverantwortlichen die Möglichkeit, die anwesenden Personen zu erfassen, den Status der Evakuierung zu prüfen und zu erkennen, wer möglicherweise noch fehlt.
Muster Point, Assembly Point und Muster Station: Was bedeuten die Begriffe?
Die englischen Begriffe „Muster Point" und „Assembly Point" beschreiben im Allgemeinen denselben Zweck. „Muster Station" ist ein verwandter Begriff, der vor allem im maritimen und Offshore-Bereich verwendet wird. Bei Büros und Lagergebäuden an Land werden in den USA typischerweise „Muster Point" oder „Assembly Point" verwendet.
Im maritimen Bereich ist „Muster Station" gebräuchlich, unter anderem im Zusammenhang mit den SOLAS-Vorgaben für Sammelstationen und Übungen. Bei Büros und anderen Arbeitsstätten an Land funktioniert der grundlegende Ablauf ähnlich. Es braucht einen definierten Ort und einen Prozess, mit dem sich feststellen lässt, ob alle Personen das Gebäude verlassen haben.
Wo sollte ein Sammelpunkt liegen?
Ein guter Sammelpunkt liegt weit genug vom Gebäude entfernt, damit Personen vor Rauch, Trümmern und möglichen Gebäudeschäden geschützt sind. Gleichzeitig sollte er innerhalb weniger Minuten erreichbar bleiben. Neben der Entfernung entscheiden mehrere praktische Kriterien darüber, ob ein Standort im Ernstfall funktioniert.
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Abstand zu Gefahrenquellen: Wähle einen Standort mit ausreichend Abstand zum Gebäude, zu Parkhäusern und zu Bereichen, in denen brennbare Materialien gelagert werden.
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Zufahrt für Rettungskräfte freihalten: Der Sammelpunkt darf keine Wege blockieren, die Feuerwehr oder Rettungsdienst für den Zugang zum Gebäude benötigen.
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Von allen Ausgängen erreichbar: Jeder Fluchtweg im Gebäudeplan sollte zu einem Sammelpunkt führen, ohne dass Personen dafür erneut durch das Gebäude gehen müssen.
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Auch bei schlechter Sicht erkennbar: Der Ort sollte bei Rauch, Regen und Dunkelheit identifizierbar bleiben. Eine gut sichtbare Beschilderung hilft bei der Orientierung.
Wenn euer Evakuierungsplan über die Wahl des Sammelpunkts hinaus überarbeitet werden soll, findest du in unserem Leitfaden zum Brandschutz im Büro weitere Informationen zu Alarmsystemen und Übungsplänen.
Wie richtet und kennzeichnet man einen Sammelpunkt im Büro?
Für einen funktionierenden Sammelpunkt braucht es drei Dinge: eine eindeutige Beschilderung, klar zugewiesene Verantwortung für die Anwesenheitskontrolle und ausreichend Platz für alle Personen, die sich im Gebäude aufhalten können. In großen Gebäuden, Büros mit mehreren Etagen oder Standorten mit mehreren Mietparteien können mehrere Sammelpunkte sinnvoll sein, wenn sonst Engpässe entstehen.
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Deutlich kennzeichnen: Nutzt gut sichtbare Schilder, damit der Sammelpunkt tagsüber und bei eingeschränkter Sicht eindeutig zu erkennen ist.
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Verantwortung festlegen: Benennt geschulte Personen, die die Anwesenheitskontrolle übernehmen und das Ergebnis an die Einsatzleitung melden.
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Ausreichend Kapazität planen: Bei großen Etagen, mehreren Gebäuden oder gemeinsam genutzten Büroflächen können zusätzliche Sammelpunkte erforderlich sein. Die Anwesenheitslisten sollten entsprechend zugeordnet werden.
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Im Plan eintragen: Tragt jeden Sammelpunkt in den Flucht- und Lageplan ein und erklärt neuen Mitarbeitenden im Onboarding, wo er sich befindet.
Wie führt man am Sammelpunkt eine Anwesenheitskontrolle durch?
Sobald die Personen den Sammelpunkt erreicht haben, beginnt die verantwortliche Person mit der Anwesenheitskontrolle. Dabei werden die Namen mit einer vorhandenen Liste abgeglichen und das Ergebnis anschließend an die Einsatzleitung gemeldet. Die größere Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass diese Liste tatsächlich alle Personen enthält, die sich vorher im Gebäude befanden. Dazu gehören auch Menschen, die nicht auf einer regulären Mitarbeiterliste stehen.
Besucher und Auftragnehmer berücksichtigen
Mitarbeitende lassen sich häufig über reguläre Listen erfassen. Bei Besuchern und externen Auftragnehmern ist das schwieriger. Auch ein Gast, der sich eine Stunde zuvor angemeldet hat, oder ein externer Dienstleister im dritten Stock muss nach einer Evakuierung berücksichtigt werden. Wenn das Besucherprotokoll nicht mit dem Notfallprozess verbunden ist, wissen Sicherheitsverantwortliche möglicherweise nicht, wie viele Personen tatsächlich fehlen.
Manuelle Anwesenheitskontrolle vs. Echtzeit-Präsenzdaten
Eine Anwesenheitskontrolle auf Papier kann in einem mittelgroßen Büro wertvolle Zeit kosten. Zudem enthält sie nur Personen, die zuvor auf der Liste erfasst wurden. PULT Presence nutzt Daten aus dem Büronetzwerk, um anzuzeigen, welche Mitarbeitenden vor Ort erfasst sind. Besucher- und Auftragnehmerdaten können die Anwesenheitsübersicht im Notfall ergänzen.
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Sorge an jedem Sammelpunkt für eine schnelle und verlässliche Anwesenheitskontrolle
Ein Sammelpunkt funktioniert nur, wenn alle wissen, wo er liegt und jemand feststellen kann, wer dort angekommen ist. Abstand, Beschilderung und eine klar verantwortliche Person lösen den organisatorischen Teil. Für die eigentliche Anwesenheitskontrolle braucht es eine Liste, die möglichst vollständig abbildet, wer an diesem Tag vor Ort war. Dazu gehören Mitarbeitende, Besucher und Auftragnehmer. Genau hier entstehen bei manuellen Prozessen häufig Lücken.
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Aktuelle Anwesenheitsdaten können die Personenzählung am Sammelpunkt unterstützen, anstatt ausschließlich auf einer manuellen Liste zu basieren.
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Digital eingecheckte Besucher und Auftragnehmer können berücksichtigt werden, ohne dafür ein separates Papierprotokoll zu führen.
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Die Anwesenheitserfassung läuft über das bestehende WLAN-Netzwerk und benötigt keine zusätzliche Sensorik.
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Notfallmaßnahmen können zusätzlich mit Zeitstempeln dokumentiert werden, sofern die entsprechende Funktion im Setup genutzt wird.
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