Wie der intelligente Arbeitsplatz Energie, Fläche und Arbeit besser organisiert

Intelligenter Arbeitsplatz: Das Wichtigste in Kürze

• Ein intelligenter Arbeitsplatz verbindet Buchungssysteme, Sensorik und Gebäudesteuerung zu einer gesamtheitlichen Büroorganisation.
• Die Nutzung von Arbeitsplätzen und Räumen wird am intelligenten Arbeitsplatz messbar und bildet die Grundlage für Energie-, Reinigungs- und Flächenplanung.
• Heizung, Kühlung und Beleuchtung am intelligenten Arbeitsplatz werden nach Bedarf und anhand der tatsächlichen Nutzung und Belegung gesteuert, was den Energieverbrauch und die Betriebskosten senkt.
• Intelligente Arbeitsplätze verbessern die Arbeitsbedingungen, weil Mitarbeiter passende Räume für ihre jeweilige Tätigkeit finden.

Was ist ein intelligenter Arbeitsplatz?

Ein intelligenter Arbeitsplatz ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem das digitale System, die Gebäudetechnik und zunehmend künstliche Intelligenz so miteinander verbunden werden, dass Menschen ihre Arbeit besser organisieren, einfacher abstimmen und mit geringeren Ressourcen erledigen können.

• Digitale Systeme: Kommunikations- und Informationsplattformen, interne Suchfunktionen, automatisierte Dokumentenablage oder KI-gestützte Assistenten und Agenten, die Routineaufgaben abnehmen.
• Gebäudetechnik: Sensoren, die erfassen, welche Räume genutzt werden, Software für die Buchung von Arbeitsplätzen oder Besprechungsräumen sowie Steuerungen für Licht, Klima und Energie.
• Verknüpfung: Die eigentliche „Intelligenz“ entsteht durch die Verbindung dieser beiden Bereiche: Wenn Arbeitsinformationen und Gebäudedaten zusammengeführt werden, lassen sich Arbeitsplätze vorausschauend planen, Räume effizient auslasten und Energie sparsam einsetzen.

Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen:

• Digitaler Arbeitsplatz bezeichnet in erster Linie die Software-Ebene, also digitale Arbeitsmittel wie Intranet, Chat, Projektmanagement-Tools.
• Smart Office fokussiert stärker auf das Gebäude: Sensorik, Raumsteuerung, Energieverbrauch.

Warum entwickeln Unternehmen einen intelligenten Arbeitsplatz?

Das Konzept des intelligenten Arbeitsplatzes gewinnt an Bedeutung, weil Firmen mit einer bisher unausgewogenen Büroflächennutzung, dem massiven Einzug von Künstlicher Intelligenz und strengeren Nachhaltigkeitsvorgaben umgehen müssen.

Büroflächen und Arbeitsmodelle

Laut ifo-Institut berichten 26,3 % der deutschen Unternehmen von einer zu geringen Auslastung ihrer Büroräume. Etwa 10,3 % der Unternehmen haben bereits Flächen reduziert, weitere 12,5 % planen diesen Schritt.

Parallel dazu liegt der Homeoffice-Anteil bei rund 2,2 Tagen pro Woche und die Beschäftigten wünschen laut Konstanzer Homeoffice-Studie mit knapp drei Tagen sogar noch mehr.

Technologieeinsatz und KI-Adoption

13,5 % der Unternehmen in der EU nutzen laut Eurostat mindestens eine Form von KI, bei großen Unternehmen sind es bereits 41,17 %.

Microsoft, Siemens und weitere Anbieter bringen seit Ende 2024 neue Ansätze wie Microsoft Places oder KI-gestützte Arbeitsplatz-Analysen in den Markt, die die Verknüpfung von Arbeitsorganisation und Gebäudesteuerung deutlich vereinfachen sollen.

Nachhaltigkeit und Regulierung

Durch den Smart Readiness Indicator der EU und Normen wie der EN ISO 52120-1 wird die Energieeffizienz von Bürogebäuden messbar und verpflichtender Bestandteil künftiger Berichte.

Gebäudesteuerungen der höchsten Effizienzklasse können den Energieverbrauch im Büro um bis zu 30 % senken.

Zusammengefasst entsteht für Firmen ein doppelter Handlungsdruck: Arbeitsplätze müssen an veränderte Arbeitsgewohnheiten angepasst, gleichzeitig kosteneffizient betrieben und nachhaltig dokumentiert werden. Der intelligente Arbeitsplatz adressiert genau diese drei Anforderungen.

Welche Systeme bilden den intelligenten Arbeitsplatz?

Ein intelligenter Arbeitsplatz umfasst digitale Arbeitsmittel, Systeme zur Steuerung von Räumen und Arbeitsplätzen sowie Technologien zur Messung und Optimierung der Nutzung. Das Zusammenspiel dieser Systeme macht den intelligenten Arbeitsplatz aus.

Digitale Arbeitsmittel und Assistenzsysteme am intelligenten Arbeitsplatz

• Kommunikations- und Informationsplattformen wie Microsoft 365 und Intranets.
• KI-Assistenten, die Informationen bündeln, Besprechungen protokollieren oder Routineaufgaben automatisieren.
• Einheitlicher Zugriff auf Dokumente, Wissensdatenbanken und Arbeitsabläufe.

Arbeitsplatz- und Raumorganisation des intelligenten Arbeitsplatzes

• Systeme zur Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen.
• Dynamische Zuteilung von Arbeitsplätzen abhängig von Anwesenheit und Teamzusammenstellung.
• Funktionen wie Anzeige von Auslastungen oder automatische No-Show-Erkennung.

Mit der Umstellung auf geteilte Arbeitsplätze, sogenannte shared desks oder flexible Arbeitsplätze, sparen Unternehmen bis zu 30 % der Bürofläche. Diese Flächen können dann zugunsten der Angestellten anderen Zwecken zugeführt werden: Projektflächen, moderne Pausenbereiche oder Ruhebereiche für stilles und konzentriertes Arbeiten.

Sensorik und Gebäudetechnik am intelligenten Arbeitsplatz

• Belegungs- und Bewegungssensoren, WLAN-Daten oder digitale Zutrittskontrollen, die anzeigen, wie Räume tatsächlich genutzt werden.
• Gebäudeautomation (Heizung, Licht, Klima), die den Verbrauch an die reale Belegung anpasst.

Tipp: Mit PULT Presence erfasst du die Anwesenheit deiner Mitarbeiter, ohne dass Sensoren verbaut werden müssen. Sobald sich Laptop oder Smartphone eines Kollegen mit dem Unternehmens-WLAN verbindet, wird die Anwesenheit erfasst. Das funktioniert auch mit deinem vorhandenen Unternehmens-WLAN.

Analyse und Kennzahlen der Nutzung des intelligenten Arbeitsplatzes

• Datenplattformen, die Auslastung, Energieverbrauch und Mitarbeiterzufriedenheit auswerten.
• Wichtige Kennzahlen: durchschnittliche Flächennutzung, m² pro Arbeitsplatz, Kosten pro Arbeitsplatz, CO₂-Emissionen pro Fläche.

Tipp: Eine Software für die Büroauswertung sollte eng mit der Buchungssoftware zusammenarbeiten oder beides in einer Plattform verbinden. Auf diese Weise erhältst du belastbare Zahlen, anhand derer du deine Büroplanung ausrichten kannst.

Sicherheit, Datenschutz und Governance des intelligenten Arbeitsplatzes

• Systeme für Datenanonymisierung und rollenbasierten Zugriff.
• Umsetzung rechtlicher Vorgaben (DSGVO, BDSG, EU AI Act).
• Klare Governance-Modelle für Nutzung, Speicherung und Auswertung von Daten.

Welche Vorteile bringt ein intelligenter Arbeitsplatz?

Die Büroflächen eines intelligenten Arbeitsplatzes werden besser genutzt, also stärker den neuen Arbeitsmodellen gerecht und die Betriebskosten sinken, weil Sensorik und Buchungsdaten eine gezielte Heizung, Belüftung und Reinigung der Räume und Flächen zulassen.

Ein wichtiger Vorteil des intelligenten Arbeitsplatzes liegt in der besseren Nutzung der Büroflächen. Viele klassische Arbeitsplätze stehen regelmäßig leer, weil Teams hybrid arbeiten und nicht jeden Tag im Büro sind. Anstatt solche Plätze ungenutzt vorzuhalten, kannst du solche Plätze abbauen und den Raum für sinnvollere Angebote einsetzen:

• Projektflächen mit rollbaren Möbeln, Medientechnik und Raumtrennern.
• Zonen für die Zusammenarbeit im Team oder mit Kunden.
• Ruheräume für Pausen oder stilles und konzentriertes Arbeiten.
• Moderne Pausenbereiche mit Polstermöbeln, ausgestatteten Küchen, Kantinen-, Getränke- und Snackangeboten oder Spielbereiche zum Abschalten.

Mit Angeboten dieser Art gewährst du deinen Angestellten Zugriff auf Ressourcen, die sie tatsächlich nachfragen und die ihnen eine deutlich hochwertigere Workspace Experience ermöglichen.

Senkung der Betriebskosten am intelligenten Arbeitsplatz

Ein intelligenter Arbeitsplatz senkt die Betriebskosten vor allem, weil Sensoren und Buchungssoftware zeigen, wann Räume belegt sind und in welchem zeitlichen Umfang sie genutzt werden.

Diese Daten ermöglichen es, Heizung, Kühlung und Belüftung gezielt zu steuern, anstatt pauschal ganze Büroflächen dauerhaft zu versorgen. Auch Reinigungsdienste lassen sich bedarfsgerecht einplanen: Ein Konferenzraum, der nicht genutzt wurde, muss nicht täglich gereinigt werden.

Auf diese Weise werden Ressourcen sparsamer eingesetzt, und die laufenden Kosten sinken deutlich, ohne dass Abstriche beim Komfort der Beschäftigten entstehen.

Datenschutz am intelligenten Arbeitsplatz

Die Einführung eines intelligenten Arbeitsplatzes berührt rechtliche Vorgaben, die Firmen in Deutschland und der EU einhalten müssen. Maßgeblich sind dabei das Bundesdatenschutzgesetz (§ 26 BDSG) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

• Zweckbindung und Datenminimierung: Daten zur Nutzung von Arbeitsplätzen oder Räumen dürfen nur für den Zweck der Arbeitsplatzorganisation oder Gebäudesteuerung verarbeitet werden. Personenbezogene Daten sind auf das notwendige Minimum zu beschränken, möglichst anonymisiert oder aggregiert.‍
• Einwilligung und Rechtsgrundlage: Wenn personenbezogene Daten erhoben werden, ist entweder eine gesetzliche Grundlage erforderlich oder eine Einwilligung der Beschäftigten. Diese Einwilligung muss freiwillig erfolgen und darf nicht an Nachteile gekoppelt sein.‍
• Mitbestimmungspflicht: Systeme, die Arbeitszeiten, Anwesenheiten oder Bewegungen erfassen, unterliegen in Deutschland der Mitbestimmung des Betriebsrats (§ 87 BetrVG).‍
• Einsatz von Künstlicher Intelligenz: Seit August 2025 gelten im Rahmen des EU AI Act Pflichten für Anbieter von generativen KI-Systemen. Ab 2026 greifen Regelungen für sogenannte Hochrisiko-Anwendungen. Für Arbeitsplatzsysteme bedeutet das: Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Risikomanagement werden verpflichtend, sobald KI eine entscheidende Rolle bei Entscheidungen spielt.

Tipp: Mit PULT arbeitest du vollständig DSGVO-konform. Die Arbeitsplatzbuchung und Büroauswertung lassen keine Rückschlüsse auf das Verhalten einzelner Mitarbeiter zu. Stattdessen werden die Daten statistisch zusammengeführt und zeigen dir, wie dein Büro, Räume und Zonen tatsächlich genutzt werden.

Arbeitsplatzbuchung am intelligenten Arbeitsplatz

Der intelligente Arbeitsplatz lebt davon, dass Arbeitsplätze und Räume zielgerichtet und sehr bewusst genutzt werden. Damit das gelingt, müssen Mitarbeiter wissen, welche Flächen ihnen wann zur Verfügung stehen. Eine Arbeitsplatzbuchung bildet dafür die verbindliche Grundlage.

Ein solches Buchungssystem zeigt, welche Plätze, Besprechungsräume oder Projektzonen frei sind. Beschäftigte können ihren Arbeitstag planen und sehen, wann Kolleginnen und Kollegen im Büro sind und wo diese sitzen werden.

Mit PULT erhältst du ein realistisches Bild der tatsächlichen Nutzung: Wann ist das Büro ausgelastet, welche Bereiche bleiben zeitweise leer, welche Räume und Zonen werden stark nachgefragt? Diese Daten sind die Basis dafür, um das Flächenangebot, die Reinigung und die Energie bedarfsgerecht zu steuern.

• PULT Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Schreibtische, Besprechungsräume, Projektzonen und Parkflächen verbindlich reservieren, direkt über Desktop oder App.
• PULT Presence: Automatische Anwesenheitserfassung über das Unternehmens-WLAN, um reale Nutzung und Buchungsdaten abzugleichen.
• Wochenplaner: Überblick, wer wann im Büro ist, und einfache Abstimmung gemeinsamer Teamtage.
• Office Insights: Auslastung und Anwesenheit in Echtzeit auswerten, um Reinigungszyklen, Energieverbrauch und Raumaufteilung zu steuern.

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