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Was hat der Betriebsrat beim Desk Sharing zu sagen?
Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) kennt mehrere Mitbestimmungstatbestände, die je nach konkreter Ausgestaltung des Konzepts beim Desk Sharing greifen können. Wer die Regeln nicht kennt, riskiert einstweilige Verfügungen und erhebliche Projektverzögerungen.
Was hat der Betriebsrat beim Desk Sharing zu sagen?
Wer Desk Sharing im Unternehmen einführen will, sieht sich schnell einer wichtigen Frage gegenüber: Muss der Betriebsrat beteiligt werden, und wenn ja, in welchem Umfang? Eine pauschale Antwort gibt es nicht
Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) kennt mehrere Mitbestimmungstatbestände, die je nach konkreter Ausgestaltung des Konzepts beim Desk Sharing greifen können. Wer die Regeln nicht kennt, riskiert einstweilige Verfügungen und erhebliche Projektverzögerungen.
Was der Betriebsrat beim Desk Sharing zu sagen hat: Das Wichtigste in Kürze
- Das Desk-Sharing-Konzept als solches ist mitbestimmungsfrei. Der Arbeitgeber darf es im Rahmen seines Direktionsrechts einführen. Die konkrete Ausgestaltung ist es fast nie.
- § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG greift, sobald Regelungen das Ordnungsverhalten der Mitarbeitenden betreffen.
- § 90 BetrVG verpflichtet den Arbeitgeber, den Betriebsrat bereits in der Planungsphase frühzeitig und umfassend zu informieren.
- Eine Betriebsvereinbarung ist beim Desk Sharing der rechtssicherste Weg.
Was regelt das Betriebsverfassungsgesetz bei Desk Sharing?
Grundsätzlich darf der Arbeitgeber Desk Sharing anordnen. Die genaue Ausgestaltung ist aber fast immer mitbestimmungspflichtig. Das gilt vor allem dann, wenn Regeln zur Arbeitsplatznutzung, digitale Buchungstools, der Gesundheitsschutz oder Änderungen der Arbeitsumgebung betroffen sind.
Das BetrVG kennt mehrere Paragrafen, die bei Desk Sharing relevant sein können:
§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG – Ordnung im Betrieb: Die Trennlinie zwischen mitbestimmungspflichtigem Ordnungsverhalten und mitbestimmungsfreiem Arbeitsverhalten verläuft fließend. Regelungen, die unmittelbar die Arbeitsleistung abfordern (z.B. täglich einen freien Platz suchen), gelten als Arbeitsverhalten und sind mitbestimmungsfrei. Regelungen zum betrieblichen Zusammenleben, wie der Umgang mit persönlichen Gegenständen oder die Nutzung von Schließfächern, gelten als Ordnungsverhalten und sind mitbestimmungspflichtig.
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – Technische Überwachungseinrichtungen: Bestimmte Aspekte von Desk Sharing, wie die Nutzung von Buchungs- oder Belegungstools, fallen unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn damit eine Kontrolle der Leistung und des Verhaltens der Mitarbeitenden verbunden ist. Sobald ein Buchungstool Daten über Anwesenheitszeiten oder Nutzungsmuster erhebt, die auf Einzelpersonen rückführbar sind, greift das Mitbestimmungsrecht.
§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG – Gesundheitsschutz: Ergonomie-Anforderungen, Gefährdungsbeurteilungen und Hygieneregelungen für geteilte Arbeitsplätze können diesen Tatbestand erfüllen. Das LAG Baden-Württemberg lehnte ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG in einem konkreten Fall ab, da die Einführung von Desk Sharing allein nicht zu einer konkreten Gefährdung der Arbeitnehmer führe. Eine Gefährdungsbeurteilung müsse das erst feststellen.
§ 90 BetrVG – Informationspflicht: § 90 BetrVG verpflichtet den Arbeitgeber, den Betriebsrat frühzeitig und umfassend etwa über geplante Änderungen an Arbeitsplätzen, Arbeitsabläufen oder der Arbeitsumgebung zu informieren. Diese Informationspflicht greift bereits in der Planungsphase. Wer den Betriebsrat erst informiert, wenn die Umbaumaßnahmen bereits anlaufen, hat diesen Zeitpunkt verpasst.
§ 111 BetrVG – Betriebsänderung: Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts wird die Einführung von Desk Sharing in der Regel nicht als Betriebsänderung im Sinne von § 111 BetrVG gewertet. Anders sieht es aus, wenn Desk Sharing Teil einer größeren Umstrukturierung ist.
Was sagt die Rechtsprechung zur Mitbestimmung des Betriebsrates?
Die Rechtsprechung zum Thema Desk Sharing und Betriebsrat ist alles andere als einheitlich. Dasselbe Konzept wurde in der Vergangenheit von verschiedenen Gerichten gegensätzlich bewertet. Es komme demnach nicht auf das Konzept als Ganzes an, sondern auf die einzelnen Regelungen darin. Drei Entscheidungen zeigen, wo die Gerichte die Grenzlinien ziehen.
Arbeitsgericht Frankfurt/Main: Das Arbeitsgericht Frankfurt/Main gab dem Antrag eines Betriebsrats statt, der die Unterlassung der Einführung von Desk Sharing verlangte. Das Gericht sah mehrere Mitbestimmungstatbestände als berührt an. Die einseitige Einführung dieses Arbeitssystems durch den Arbeitgeber sei deshalb unzulässig gewesen. Der Betriebsrat konnte die weitere Umsetzung schließlich per einstweiliger Verfügung stoppen.
LAG Düsseldorf (Az. 3 TaBVGa 6/17): Das LAG Düsseldorf entschied in einem anderen Fall, dass der Betriebsrat kein Mitbestimmungsrecht hatte, weil das konkrete Konzept keine mitbestimmungspflichtigen Regelungen enthielt. Die Frage, wo genau die Trennlinie zwischen mitbestimmungsfreier Konkretisierung der Arbeitspflicht und mitbestimmtem Ordnungsverhalten liegt, ist dennoch auch nach dieser Entscheidung weitgehend ungeklärt. Eine grundlegende Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts fehlt bisher.
LAG Baden-Württemberg (Az. 21 TaBV 7/24, August 2024): Weder die Entscheidung, Desk Sharing einzuführen, noch eine begleitende Clean-Desk-Policy als solche unterliegen nach diesem Urteil der Mitbestimmung des Betriebsrats. Beides betreffe das mitbestimmungsfreie Arbeitsverhalten der Beschäftigten. Allerdings können Regelungen zum Umgang mit persönlichen Gegenständen das mitbestimmungspflichtige Ordnungsverhalten gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG betreffen. Auch die Regelung der Nutzung bestimmter Betriebsflächen zu Pausen- und Arbeitszwecken kann mitbestimmungspflichtig sein.
Für die Praxis bedeutet das, dass nicht das Konzept als Ganzes, sondern jede einzelne Regelung darin auf Mitbestimmungspflicht geprüft werden muss. Wer pauschalisiert, liegt fast immer falsch.
Was muss in der Betriebsvereinbarung zum Desk Sharing stehen?
Eine Betriebsvereinbarung ist in der Praxis der zuverlässigste Weg, um das Projekt rechtssicher umzusetzen. Das gilt ganz unabhängig davon, ob im Einzelfall ein echtes Mitbestimmungsrecht besteht oder nicht.
Damit Desk Sharing und Arbeitsrecht vereinbar werden, muss eine rechtssichere Betriebsvereinbarung diese Kernpunkte regeln:
- Geltungsbereich: Welche Standorte, Abteilungen und Beschäftigtengruppen fallen unter die Vereinbarung? Gilt sie standortübergreifend, ist in der Regel der Gesamtbetriebsrat zuständig.
- Buchungsregeln: Wie wird ein Arbeitsplatz reserviert? Per App, Terminal oder spontan? Welche Vorlaufzeiten gelten, welche Stornierungsfristen?
- Clean-Desk-Policy: Welche persönlichen Gegenstände dürfen mitgebracht werden, wie werden sie aufbewahrt, wer stellt Schließfächer oder Rollcontainer bereit?
- Datenschutz und Buchungssystem: Digitale Buchungssysteme können unter § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG fallen, wenn sie Daten über Buchungszeiten, Anwesenheitsdauer oder individuelle Nutzungsmuster erfassen. Die Vereinbarung muss festlegen, welche Daten erhoben werden, wie lange diese gespeichert werden und wer darauf zugriffsberechtigt ist. Tools wie PULT umgehen diese Streitfrage von vornherein: Auswertungen erfolgen ausschließlich aggregiert auf Teamebene, ohne Rückschlüsse auf Einzelpersonen und erfüllen damit die Anforderungen, die Betriebsräte bei § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG typischerweise stellen.
- Ergonomie und Gesundheitsschutz: Vorgaben zur Ausstattung geteilter Plätze (Bildschirm, Tastatur, Stuhl), zur Reinigung und zu besonderen Bedürfnissen einzelner Beschäftigter.
- Sonderregelungen: Schwangere, Mitarbeitende mit Behinderung oder bestimmten Tätigkeitsprofilen können Anspruch auf einen festen Platz und besondere Desk-Sharing-Regeln haben.
- Kontrollmechanismen: Wie werden Buchungsdaten ausgewertet? Nur aggregiert auf Teamebene oder auch auf Einzelpersonenebene? Letzteres ist in der Regel mitbestimmungspflichtig und datenschutzrechtlich heikel.
Wie wird der Betriebsrat in Desk Sharing am besten eingebunden?
Immer wieder begehen Führungskräfte den Fehler, dass sie den Betriebsrat erst über die Einführung von Desk Sharing informieren, wenn die Entscheidung bereits gefallen ist. Das ist taktisch unklug und verletzt in vielen Fällen § 90 BetrVG.
Sobald intern die Idee entsteht, Desk Sharing einzuführen, beginnt die Informationspflicht. Der Betriebsrat erhält Planungsunterlagen, Flächenkonzepte und Zeitpläne. Im nächsten Schritt wird das Konzept gemeinsam auf mitbestimmungspflichtige Regelungen geprüft: Welche Bereiche berühren § 87 Abs. 1 Nr. 1, 6 oder 7 BetrVG? Diese Prüfung verhindert, dass einzelne Regelungen später zum Stolperstein werden.
Sind mitbestimmungspflichtige Bereiche identifiziert, beginnen die formellen Verhandlungen über eine Betriebsvereinbarung. Können sich Arbeitgeber und Betriebsrat nicht einigen, entscheidet die Einigungsstelle. Dieses Verfahren kann Projekte um Monate verzögern. Nach Abschluss der Vereinbarung beginnt die Umsetzung. Eine Evaluationsklausel legt zudem fest, wann und wie die Betriebsparteien das Konzept gemeinsam überprüfen und bei Bedarf anpassen.
Wer frühzeitig transparent kommuniziert und eine saubere Betriebsvereinbarung abschließt, hat die meisten Konflikte bereits vermieden, bevor sie entstehen. Für das Buchungssystem gilt dasselbe Prinzip.
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