24 starke Büro Tools für Unternehmen, Home Office und Hybrid Work

Kategorie: Desk Booking

PULT

PULT ist eine Software zur Arbeitsplatz- und Raum­buchung. Mitarbeiter können über einen digitalen Büroplan verfügbare Arbeitsplätze, Räume und Zonen auswählen und verbindlich für sich reservieren. Zusätzlich lässt sich nachvollziehen, wer an welchem Tag im Büro arbeitet, was die Koordination im Team erleichtert.

Die Buchung kann über den Browser, Smartphone, Tablet, Laptop sowie über Integrationen wie Slack oder Microsoft Teams erfolgen.

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Die Software bietet neben der Buchung auch Funktionen für Büro- und Flächenmanagement, etwa Auswertungen zur Nutzung einzelner Räume und Zonen oder zur allgemeinen Büroauslastung.

• Arbeitsplatzbuchung in Großraumbüros und Desk Sharing Modellen
• Übersicht über Anwesenheiten im Büro
• Planung und Optimierung der Flächennutzung

Kategorie: Kommunikation & Meetings

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine Plattform für interne Kommunikation und Zusammenarbeit. Sie bietet Chat, Video- und Audiokonferenzen, Dateifreigaben sowie gemeinsame Dokumentbearbeitung innerhalb von Microsoft-365. 

Über Kanäle und Teamräume lassen sich Gespräche, Dateien und Workflows thematisch ordnen. Meetings können mit Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Aufzeichnungen und eingebundenen Microsoft-Whiteboards durchgeführt werden. Die enge Verzahnung mit Outlook, SharePoint und OneDrive ermöglicht es, Termine, E-Mails und Dateien direkt aus Teams heraus zu nutzen.

Slack

Slack ist ein Tool für die Kommunikation im Team und dient in vielen Unternehmen als Alternative oder Ergänzung zu E-Mails. Das Tool organisiert Kommunikation in Kanälen, die themen-, projekt- oder abteilungsbezogen angelegt werden können. Zusätzlich stehen Direktnachrichten, Gruppen-Chats und integrierte Audio- und Video-Huddles zur Verfügung.

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Ein wichtiger Vorteil von Slack ist die große Anzahl an Integrationen. Dienste wie Google Workspace, Microsoft 365, Projektmanagement-Tools oder CRMs lassen sich direkt anbinden, sodass Informationen und Benachrichtigungen an einem Ort zusammenlaufen. Dateien können innerhalb von Kanälen geteilt und kommentiert werden, wodurch Diskussionen und Kontext transparent bleiben.

Zoom

Zoom ist eine Videokonferenz- und Kommunikationssoftware, die für Online-Meetings, Webinare und virtuelle Zusammenarbeit eingesetzt wird. Der Dienst ermöglicht Video- und Audiokonferenzen, Bildschirmfreigabe sowie Chat-Funktionen in einzelnen Meetings oder in dauerhaft angelegten Meeting-Räumen. 

Nutzer können ihren Bildschirm oder einzelne Fenster teilen, Präsentationen zeigen und Inhalte gemeinsam bearbeiten. Die Bildschirmfreigabe steht in kostenlosen und kostenpflichtigen Tarifen zur Verfügung. 

Kategorie: Aufgaben- & Projektmanagement

Asana

Asana ist eine Work- und Projektmanagement-Plattform, mit der Aufgaben, Projekte und Arbeitsabläufe geplant und nachverfolgt werden können. Teams legen Projekte an, beschreiben Aufgaben, weisen Verantwortliche zu und hinterlegen Fälligkeiten. Die Arbeit lässt sich in unterschiedlichen Ansichten darstellen, etwa als Liste, Board (Kanban), Timeline oder Kalender. 

Asana positioniert sich als zentrale Stelle für Statusübersichten und Zielverfolgung. Ergänzend bietet der Dienst Funktionen für Automatisierungen, Berichte und, in neueren Versionen, KI-gestützte Unterstützung bei Workflows und Auswertungen.

Trello

Trello ist ein Browser-Tool für Aufgaben- und Projektorganisation, das auf Boards, Listen und Karten basiert. Aufgaben werden als Karten angelegt und in Listen (z. B. „To Do“, „In Arbeit“, „Erledigt“) verschoben. Dadurch eignet sich Trello besonders für Kanban-artige Workflows und übersichtliche To-do-Listen im Team. 

Ein Kernelement von Trello ist die integrierte Automation Butler, mit der wiederkehrende Abläufe ohne Programmierkenntnisse automatisiert werden können, etwa das Verschieben von Karten bei bestimmten Ereignissen oder das automatische Setzen von Fälligkeiten.

Jira

Jira ist eine Software von Atlassian zur Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Vorgängen. Ursprünglich im Umfeld von Softwareentwicklung und IT-Support verbreitet, wird Jira inzwischen auch von Fachbereichen wie Marketing, HR oder Finance zur strukturierten Abbildung von Workflows genutzt.

In Jira werden Vorgänge (Issues) in Projekten organisiert und können etwa als Aufgaben, Bugs oder User Stories angelegt werden. Teams nutzen Boards (z. B. Kanban- oder Scrum-Boards), um Arbeitsschritte zu visualisieren und den Bearbeitungsstatus nachzuvollziehen. Für Business-Teams existieren spezielle Projektvorlagen für Projektmanagement, Kampagnen oder Anfragenverwaltung.

Kategorie: Wissen, Dokumentation & Zusammenarbeit

Notion

Notion ist eine Arbeitsumgebung, die Notizen, Dokumente, Wikis, Datenbanken und Aufgabenverwaltung in einem System kombiniert. Das Tool wird genutzt, um Wissen zu dokumentieren, interne Wikis aufzubauen und Projekte mit dazugehörigen Informationen an einem Ort zu verwalten. 

In Notion werden Inhalte auf Seiten organisiert, die sich frei strukturieren lassen (Text, Tabellen, Checklisten, Relationen, Datenbankansichten). Dadurch können Teams Projektpläne, Meeting-Notizen, Wissensdatenbanken und Dashboards in einer Oberfläche abbilden.

Confluence

Confluence ist eine webbasierte Zusammenarbeits- und Dokumentationsplattform von Atlassian. Sie dient als Ort für Wissensmanagement, Projekt-Dokumentation und teamübergreifende Zusammenarbeit. Inhalte werden in Seiten und Bereichen (Spaces) organisiert, die sich thematisch strukturieren lassen.

Typische Anwendungsfälle sind interne Wikis, Projektdokumentation, technische Dokumentation oder Prozessbeschreibungen. Confluence bietet eine gemeinsame Bearbeitung von Seiten, Vorlagen, Kommentarfunktionen und Integration mit anderen Atlassian-Produkten, insbesondere Jira.

Kategorie: Produktivitäts-Suiten & Office

IONOS Nextcloud Workspace

IONOS Nextcloud Workspace ist ein cloudbasiertes Büro- und Zusammenarbeitstool, das gemeinsam von IONOS und Nextcloud entwickelt wird und sich als europäische Alternative zu Microsoft 365 positioniert. Die Plattform kombiniert E-Mail, Dateiablage, Online-Office, Kalender, Kontakte, Chat und Videokonferenzen in einer Umgebung.

Die Daten werden in Rechenzentren von IONOS in Deutschland gehostet; der Dienst wird als DSGVO-konform beworben und richtet sich besonders an Organisationen, die Wert auf digitale Souveränität und europäische Rechtsrahmen legen.

Google Workspace

Google Workspace ist eine Suite cloudbasierter Produktivitäts- und Zusammenarbeitstools. Sie umfasst u. a. Gmail, Google Kalender, Drive, Docs, Tabellen, Präsentationen, Meet und Chat. Ziel ist es, E-Mail, Dateien, Kommunikation und Zusammenarbeit vollständig im Browser abzubilden.

Dokumente werden in Google Drive gespeichert und können gleichzeitig von mehreren Nutzern bearbeitet werden. Über Google Meet sind Video- und Audiokonferenzen möglich, Google Kalender dient zur Terminplanung und Gmail als E-Mail-Tool.

Kategorie: Workshops & visuelle Kollaboration

Miro

Miro ist ein Online-Whiteboard für visuelle Zusammenarbeit. Auf einem digitalen, frei zoombaren Board können Nutzer Notizzettel, Texte, Formen, Linien und andere Elemente platzieren und strukturieren. Das Tool eignet sich für Brainstormings, Workshops, Prozessvisualisierungen und Planungen in verteilten Teams.

Miro stellt zahlreiche Vorlagen zur Verfügung, etwa für Flowcharts, Customer Journey Maps, Retrospektiven oder Roadmaps. Inhalte können in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden, inklusive Kommentaren und Präsentationsmodus. 

Kategorie: Dateien, Speicher & Dateifreigabe

Dropbox

Dropbox ist ein Cloud-Speicherdienst, der Dateien online speichert, synchronisiert und freigibt. Nutzer legen Dateien in einem lokalen Dropbox-Ordner ab; dieser wird mit der Cloud synchronisiert, sodass Inhalte auf verschiedenen Geräten und per Weboberfläche verfügbar sind. Für Teams gibt es zusätzliche Verwaltungsfunktionen, etwa zur Rechtevergabe und zur Strukturierung von Teamordnern. 

Ein Schwerpunkt liegt auf der Dateifreigabe: Dateien und Ordner können über Links geteilt werden. Je nach Plan lassen sich unter anderem Passwortschutz, Ablaufdaten und Beschränkung der Download-Möglichkeiten für Freigabelinks nutzen. 

Nextcloud Files

Nextcloud Files ist eine Software für Cloud-Speicher, Dateisynchronisation und -freigabe, die typischerweise auf einem eigenen Server oder in einer selbst gewählten Cloud-Umgebung betrieben wird. Sie zählt zur Kategorie „Self-Hosted File Sync & Share“ und bietet damit eine Alternative zu Diensten wie Google Drive oder Dropbox, bei der die Datenhoheit beim Unternehmen bleibt.

Für die Dateifreigabe stehen verschiedene Optionen zur Verfügung: Dateien und Ordner können mit einzelnen Nutzern oder Gruppen geteilt oder über öffentliche Links zugänglich gemacht werden. Für Linkfreigaben lassen sich je nach Konfiguration u. a. Passwortschutz, Ablaufdaten und Berechtigungen (z. B. nur Lesen, Hochladen, Bearbeiten) setzen. 

Kategorie: Terminfindung & Scheduling

Calendly

Calendly ist ein Online-Tool zur automatisierten Terminplanung. Statt Termine per E-Mail abzustimmen, erstellt der Nutzer einen persönlichen Buchungslink, über den andere einen freien Slot im Kalender auswählen können. Calendly gleicht die Verfügbarkeit mit den angebundenen Kalendern (z. B. Google Kalender, Outlook) ab und vermeidet so Doppelbuchungen.

Der Nutzer legt fest, wann er grundsätzlich verfügbar ist (z. B. Wochentage, Uhrzeiten, Pufferzeiten) und definiert verschiedene Event-Typen wie etwa ein 30-minütiges Erstgespräch oder ein 60-minütiges internes Meeting. Für bestätigte Termine werden automatisch Kalendereinträge erstellt; gängige Videokonferenzlösungen wie Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams lassen sich direkt integrieren, sodass für jedes Meeting ein eigener Konferenzlink erzeugt wird.

Doodle

Doodle ist ein Online-Dienst zur Terminfindung in Gruppen. Typischer Anwendungsfall ist die Frage: „Wann können alle?“ – etwa bei Team-Meetings, Workshops oder externen Terminen mit mehreren Beteiligten. Der Organisator legt verschiedene Terminvorschläge in einer Umfrage an und versendet den Link; die Teilnehmer markieren ihre Verfügbarkeit direkt in der Doodle-Umfrage. 

Die Ergebnisse werden übersichtlich zusammengeführt, sodass schnell ersichtlich ist, welcher Termin für die meisten oder für alle geeignet ist. Doodle kann auf Wunsch automatisch Kalendereinladungen für bestätigte Termine versenden. Neben klassischen Datum/Uhrzeit-Umfragen lassen sich je nach Produktvariante auch Buchungsseiten und wiederkehrende Terminformate abbilden.

Kategorie: Zeit & Zeiterfassung

Toggl Track

Toggl Track ist ein Tool zur Zeiterfassung mit Schwerpunkt auf Projekten, Kunden und Tätigkeiten. Nutzer starten und stoppen Timer oder erfassen Zeiten manuell; die Einträge werden Projekten, Kunden, Tags oder Aufgaben zugeordnet. So lassen sich Arbeitszeiten detailliert auswerten, zum Beispiel für Abrechnungen, Budgetkontrolle oder interne Analysen.

Typische Funktionen sind Tages-, Wochen- und Projektübersichten, Berichte nach Kunde/Projekt/Aktivität sowie Exportmöglichkeiten (z. B. als CSV oder PDF).

Kategorie: Dokumentenprozesse & E-Signaturen

Skribble

Skribble ist ein E-Signatur-Dienst mit der Möglichkeit, Dokumente rechtsgültig elektronisch zu unterschreiben. Die Plattform deckt alle drei gängigen E-Signatur-Standards ab: einfache (EES/SES), fortgeschrittene (FES/AES) und qualifizierte elektronische Signatur (QES). 

Die Lösung wird laut Anbieter in Rechenzentren in der Schweiz gehostet und als konform mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) sowie der europäischen DSGVO beschrieben. Der Signaturablauf erfolgt typischerweise in drei Schritten: Dokument hochladen oder über eine Integration an Skribble übergeben, Unterzeichner einladen und elektronisch signieren (per Desktop, Tablet oder Smartphone).

DocuSign

DocuSign ist ein Dienst für elektronische Signaturen und digitale Vertragsabwicklung. Dokumente werden hochgeladen, mit Signaturfeldern und weiteren Feldern (z. B. Datum, Initialen, Textfelder) versehen und anschließend an Unterzeichner gesendet. Diese können das Dokument online prüfen und rechtsverbindlich unterschreiben.

DocuSign protokolliert den Signaturprozess über einen Audit Trail, der unter anderem Zeitstempel und verwendete E-Mail-Adressen enthält. Der Dienst wird von Unternehmen für Verträge, Angebote, Vereinbarungen und HR-Dokumente genutzt. Ergänzend gibt es Funktionen wie Erinnerungen, Vorlagen, Formularfelder sowie Integrationen in CRM- und Office-Systeme.

Kategorie: Automatisierung & Workflow-Verknüpfungen

Zapier

Zapier ist eine Plattform zur Verknüpfung von Webanwendungen und zur Automatisierung wiederkehrender Abläufe. Nutzer erstellen sogenannte „Zaps“, bestehend aus einem Auslöser (Trigger) in einer Anwendung und einer oder mehreren Aktionen in anderen Anwendungen, etwa: „Wenn ein Formular ausgefüllt wird, lege einen Datensatz im CRM an und sende eine Benachrichtigung im Chat-Tool“.

Zapier unterstützt tausende Apps (z. B. E-Mail-Dienste, CRMs, Projektmanagement-Systeme, Online-Formulare, Chat-Tools) und ermöglicht damit, Daten automatisch zwischen Systemen zu übertragen, Benachrichtigungen auszulösen oder Einträge zu erstellen, ohne manuell eingreifen zu müssen.

Kategorie: Sicherheit & Passwörter

Bitwarden

Bitwarden ist ein Passwortmanager, der Anmeldedaten, sichere Notizen und andere vertrauliche Informationen verschlüsselt speichert. Nutzer legen Einträge (Login, Passwort, URL, Notiz) an und können diese in Sammlungen organisieren. Über Browser-Erweiterungen und Apps wird das automatische Ausfüllen von Login-Daten auf Websites und in Anwendungen unterstützt.

Bitwarden setzt auf ein Zero-Knowledge-Modell: Die Daten werden clientseitig verschlüsselt; der Anbieter hat aufgrund der Architektur keinen Zugriff auf die entschlüsselten Inhalte. Der Dienst ist als Cloud-Lösung verfügbar, kann aber in bestimmten Plänen auch selbst gehostet werden. Für Teams und Unternehmen existieren Organisationsfunktionen zur gemeinsamen Nutzung von Tresoren, Verwaltung von Zugriffsrechten und Richtlinien.

Kategorie: Buchhaltung & Finanzen

sevDesk

sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, die sich vor allem an kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler richtet. Mit dem Tool lassen sich Angebote und Rechnungen erstellen, Belege erfassen, Zahlungen zuordnen und einfache Auswertungen zur Finanzlage durchführen.

Belege können digital erfasst, hochgeladen und per Texterkennung (OCR) und KI-Erkennung ausgelesen werden, um Buchungsvorschläge zu erzeugen. Für den deutschen Markt relevante Anforderungen wie GoBD-konforme Archivierung, Umsatzsteuer-Logik oder Schnittstellen zu Steuerberatern (z. B. Export im DATEV-Format) werden unterstützt.

Lexware Office

Lexware Office ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungssoftware für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Der Dienst bündelt u. a. Belegerfassung, Rechnungsstellung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Umsatzsteuervoranmeldung und Bankanbindung in einem System.

Belege können digital erfasst, hochgeladen und verbucht werden; auf Basis dieser Daten erstellt Lexware Office die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und Auswertungen. Die Software bietet u. a. Funktionen zur Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen und Mahnungen, zur elektronischen Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER sowie zur GoBD-konformen Archivierung.

Kategorie: Asynchrone Kommunikation (Video)

Loom

Loom ist ein Tool zur asynchronen Videokommunikation. Nutzer können Bildschirm, Kamera und Mikrofon aufnehmen und das resultierende Video per Link teilen. Dadurch lassen sich Status-Updates, Erklärvideos oder Feedback geben, ohne ein Live-Meeting ansetzen zu müssen.

Aufnahmen können mit Kommentaren und Reaktionen versehen werden; Zuschauer sehen das Video im Browser, ohne Dateien herunterladen zu müssen. Loom eignet sich insbesondere für Produktdemos, Walkthroughs von Dokumenten oder Prozessen und zur Erläuterung komplexer Themen, bei denen ein reiner Text schwer verständlich wäre.

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